Ein starkes Team: ELO ECM und SAP

ECM-Software gilt als sinnvolle Ergänzung zu ERP-Systemen, bieten letztere doch einen eher rudimentären DMS/ECM-Funktionsumfang. So ist der Zugriff auf Daten i. d. R. auf ERP-Objekte beschränkt und lediglich über das ERP-System möglich, was nicht unerhebliche Lizenzkosten nach sich zieht. Außerdem kommt die Bedienerfreundlichkeit oftmals zu kurz.

Wollen Anwender aber auch auf NON-ERP-Informationen zugreifen, kommen ECM-Systeme wie die ELO ECM Suite von ELO Digital Office ins Spiel. Sie lässt sich nahtlos an SAP anbinden. Damit werden neben einer rechtskonformen, strukturierten digitalen Datenhaltung gemäß GoBD auch die Anforderungen an die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO erfüllt. Alle ECM-Funktionen – ob Workflow, Collaboration oder Volltextsuche – lassen sich direkt auch im ERP-System nutzen; die Hauptanwendung muss dafür nicht verlassen werden.

Weitere Vorteile ergeben sich aus der tiefen Prozessintegration der ELO ECM Suite in SAP. Mit Hilfe der vorkonfigurierten Business Solution ELO Invoice erfolgt die Rechnungsverarbeitung in der dokumentenzentrierten Digitalisierungsplattform. Die ausgelesenen Informationen lassen sich sodann medienbruchfrei in das Buchhaltungs- bzw. ERP-System übertragen. Dadurch werden alle prozessbezogenen Dokumente automatisch der zugehörigen digitalen Akte – wie beispielsweise einer Lieferantenakte – zugeordnet, d. h. der Anwender findet sie am jeweiligen Objekt in SAP. Über eine ECM-CRM-Verknüpfung lassen sich auch CRM-Informationen komfortabel an SAP übergeben.

ELO ECM und SAP für integriertes Zusammenspiel

Mit der ELO Suite for SAP ArchiveLink® erhalten SAP S/4HANA®-Systeme, die das SAP ArchiveLink-Protokoll unterstützen, die gesamte ELO ECM-Funktionalität. Die Suite beinhaltet eine durch SAP zertifizierte Schnittstelle, über die die ELO Software als Ablagesystem anhand von Content-Repositories in SAP fungiert. Anwender greifen direkt über SAP oder einen Absprung auf das ELO Repository zu. Ergänzt wird die Suite durch ein Connectivity Pack, das einen Indexdownload enthält. Damit lassen sich Indexdaten für in der ECM-Suite abgelegte und mit SAP verknüpfte Dokumente ermitteln und speichern. Mit dem ebenfalls integrierten Datatransfer können im ECM abgelegte Informationen an RFC-fähige Funktionsbausteine oder BAPIs (Business Application Programming Interfaces) gesendet werden. Zum Beispiel können so geprüfte Rechnungen aus ELO Invoice direkt im SAP-System verbucht werden. Das Mapping der Daten erfolgt dabei in der ECM-Suite. Komplettiert wird die Suite durch eine Toolbox für eine komfortable SAP GUI-gesteuerte Ablage sowie einen direkten Absprung aus ELO in die SAP-Umgebung. Ebenso bietet ELO mit dem Integration Client in die SAP GUI und SAP Fiori-Apps integrierte ECM-Funktionalitäten.

Mit der zertifizierten Schnittstelle ELO WebDAV for SAP® ILM und der ELO ECM Suite wird dem SAP-System darüber hinaus eine ILM-fähige und DSGVO-konforme Datenablage zur Verfügung gestellt.

Mehr zu den Möglichkeiten der ECM-ERP-Integration erfahren Sie live auf der DSAG im Vortrag VP019 „ECM on Track: ELO und SAP bei der Bremer Straßenbahn AG. Wie ELO die Weichen für reibungslose Prozesse im Nahverkehr stellt“ am 20.09.2023, 17:45 – 18:30 Uhr.

Optimal verzahnt: ELO ECM und SAP S/4HANA® Cloud

Zur Anbindung unterschiedlicher Content-Management-Systeme setzt SAP zukünftig auf den CMIS-Standard (Content Management Interoperability Services). Die neue Schnittstelle ELO CMIS for SAP Solutions sorgt für eine optimale Verzahnung mit den SAP S/4HANA® Cloud-Systemen.

Mehr dazu im Live-Vortrag „ECM-Integration in der SAP S/4HANA Cloud. ELO optimal integriert – die Low-Code-Plattform ELO Flows macht‘s möglich“ auf der DSAG Espresso Session am 20.09.2023, 13:30 – 13:50 Uhr.

Besuchen Sie uns und unsere ELO Business Partner Konica Minolta, EVIATEC Systems und n-komm in Halle 4 Stand C10 – wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!