EMA® optimiert Daten-Management und Datensicherheit im SAP-Umfeld

Informationen aus SAP-Systemen effizient zu nutzen, stellt vielfach immer noch eine große Herausforderung dar. Bestehende Content-Repositories, auf denen via ArchiveLink SAP-Dokumente und sonstige Dateien ausgelagert werden, erfüllen moderne Ansprüche in der Regel nicht mehr. Oft handelt es sich dabei um Altsysteme wie Archivierungen oder Dokumenten-Management-System (DMS)-Lösungen, die relativ starr und unflexibel sind und hohen Aufwand erfordern. Dies gilt speziell für die meist sehr umfangreichen und kostenintensiven DMS-Lösungen, deren Funktionalität gar nicht ausgeschöpft wird.

Gleichzeitig lassen sich die gesetzlichen Anforderungen an die langfristige Aufbewahrung damit häufig nur unzureichend umsetzen. Ein weiteres Problem besteht in der schlechten Zugänglichkeit und Aufrufbarkeit abgelegter Informationen. Verschärft wird all dies durch den in vielen Unternehmen bevorstehenden Umstieg auf SAP S/4HANA, der jedoch auch die Chance bietet, viele Prozesse im Umgang mit Dokumenten, Dateien und Informationen neu zu denken.

EMA® für SAP Solutions optimiert Daten-Management und Datensicherheit

Mit EMA® bietet ARTEC IT Solutions eine Lösung, die Daten-Management und Datensicherheit im SAP-Umfeld optimiert. Über eine zertifizierte SAP ArchiveLink-Schnittstelle agiert EMA dabei als integrierter SAP Content Server. EMA für SAP Solutions ist modular aufgebaut: Von der Synchronisierung von Metadaten über die Live-Migration bestehender Daten aus Altsystemen bis hin zur Digitalisierung papiergebundener Dokumente und langfristigen, rechtssicheren Archivierung. Das alles ist mit EMA möglich.

SAP-Daten flexibel in beliebigen Systemen nutzen

Durch die Metadaten-Funktion lassen sich SAP-Dokumente mit zusätzlichen Informationen anreichern. Sie sind dadurch auch außerhalb von SAP optimal recherchier- und nutzbar – ohne weitere Kosten für Lizenzerweiterungen. Die Daten können direkt in EMA aufgerufen werden, wahlweise auch per Browser, in Outlook oder über die EMA App. Ganz nach Bedarf lassen sie sich aber auch in andere Applikationen einbinden, etwa in CRM- oder Data-Analytics-Systeme.

Migration von Altsystemen im laufenden Betrieb

Im SAP-Umfeld eingesetzte DMS-Lösungen sind oft teuer und erfüllen heutige Anforderungen nicht mehr. Mit EMA lassen sich solche Systeme jetzt unterbrechungsfrei ablösen. EMA wird schnell und einfach in das SAP-Umfeld integriert und ist sofort funktionsbereit. Alte Datenbestände werden im Hintergrund automatisch übernommen. Neue SAP-Dokumente werden unterdessen bereits in EMA abgelegt. Nach dem Abschluss der Migration kann das Altsystem einfach abgeschaltet werden.

Scan-Modul inklusive Barcode-Szenario

Papierdokumente sind in der Realität bislang aus keinem Büro wegzudenken. EMA verfügt deshalb über ein leistungsfähiges Scan-Modul. Schriftstücke und Dokumente lassen sich dadurch schnell und einfach digitalisieren und stehen sowohl in EMA als auch im SAP-System zur Verfügung. Natürlich werden dabei auch SAP-typische Prozesse wie das Barcode-Szenario inklusive frühem oder spätem Ablegen unterstützt.

S/4HANA-Umstieg jetzt als Chance nutzen

Die vielfach bevorstehende Umstellung auf SAP S/4HANA ist in Unternehmen und Organisationen mit der Chance verbunden, sich im Daten-Management neu aufzustellen. EMA von ARTEC IT Solutions erleichtert die Umstellung auf S/4HANA wesentlich, da das Altsystem durch die Auslagerung von Dokumenten massiv entlastet wird. Das SAP-System wird schlanker, schneller und die Migration auf S/4HANA kostengünstiger.

Gleichzeitig bietet EMA als ausfallsichere und unabhängig vom SAP-System betriebene Datensicherheitslösung zusätzlichen Schutz vor Cyber-Attacken. Denn eine separate und verschlüsselte Kopie aller Dokumente bildet einen „Datentresor“, der für potenzielle Angreifer nicht erreichbar ist.