Es wird ernst. Wer mit der SEPA-Umstellung bis zum 1. Februar 2014 nicht fertig wird, den kann die Zahlungsunfähigkeit bestrafen. Auf einen Aufschub brauchen Betroffene nicht zu hoffen. Panik ist aber (noch) nicht angebracht. Von DSAG und SAP gibt es wertvolle Tipps und Hinweise, wie und warum Projekte angegangen werden können. Wichtig ist: anfangen!

Die Experten sind sich mittlerweile einig: Von der Komplexität und vom Aufwand her ist SEPA (Single Euro Payments Area) für Unternehmen mit Lastschriften größer einzu­schätzen als seinerzeit die EURO-Umstel­lung im direkten Zahlungsverkehr (Auswirkungen von SEPA siehe Kasten: Der Zahlungsverkehr mit SEPA bedingt …). Deshalb sollten Unter­nehmen umgehend anfangen, sich dem The­ma zu nähern und es anzugehen. Das raten Rainer Böhle, Sprecher der DSAG-Themengruppe SEPA, und Georg Fischer, Vice President Product Management Finance, Commodity, MDG & GRC bei der SAP AG. Im Gespräch erläutern die beiden SEPA-Experten ihre Einschätzung zur Lage der SEPA-Vorbe­reitungen. Unisono lautet die Meinung: Die Übergangszeit für SEPA ist jetzt. Auf eine Verschiebung zu hoffen, ist fahrlässig und kann Unternehmensexistenzen gefährden.

Unternehmen sollen schleunigst ihre Hausaufgaben in Sachen SEPA-Vorbereitun­gen machen. Worin besteht die besondere Herausforderung? Geben Sie uns doch ein paar Beispiele, Herr Böhle.

Rainer Böhle: Dazu war mir ein Witz eingefallen. Wissen Sie, wonach Makler den Wert eines Gebäudes taxieren? Drei Wertmaßstäbe: erstens die Lage, zweitens die Lage, drittens die Lage. So könnte man bei SEPA vielleicht witzeln, erstens Mandats­ver­waltung, zweitens Mandatsverwaltung, drittens Mandatsverwaltung.

Georg Fischer: Ja, so sehe ich das auch. Mandatsverwaltung ist eines der Kernthemen.

Herr Böhle, was bedeutet Mandatsver­waltung und warum ist das so kompliziert?

Rainer Böhle

Böhle: Damit ist gemeint, dass der Zah­lungsempfänger die Mandate seiner Gläubi­ger verwalten muss. Das ist für alle neu und muss im SAP-System neu aufgebaut werden. Die EU-Vorgabe besagt, dass das Mandat schriftlich erteilt werden muss. Die Diskussion, ob ein elektronischer Nachweis auch reicht, dauert derzeit noch an. Und jetzt wird es kompliziert: Man hat einen Papierzettel und die Angaben darauf müssen ins System übernommen werden. Dazu benötigt man An­gaben zum Kunden wie Name und Adresse. Dann muss eine Mandatsnummer vergeben werden. Das ist die interne Nummer, mit der das Mandat im System verarbeitet wird. Dann hat man eine Mandatsreferenz. Das ist eine Nummer, die dem Kunden mitgeteilt wird mit dem Hinweis: Wenn wir fällige Beträge per Lastschrift einziehen, dann steht diese Nummer im Verwendungszweck. Dann muss man im System die Gläubigeridentifikationsnummer hinterlegen und ebenfalls dem Kunden mitteilen. Die bekommt man von der Deutschen Bundesbank. Und wehe, es ändert sich was an der Firma. Adresse, Bank­verbindung oder so. Dann geht alles von vorne los … Und diese ganze Verwaltung, das denke ich, muss in der Unternehmensorganisation eingeübt werden. Damit ist das kein reines IT-Thema mehr, sondern muss auch organisatorisch geregelt werden.

Neben der Mandatsverwaltung hat SEPA Auswirkungen auf die sogenannte Pre-Notification. Was ist damit gemeint?

Fischer: Kunden müssen innerhalb ge­wisser Fristen darüber benachrichtigt werden, wann welcher Betrag per Lastschrift von ihrem Konto eingezogen wird. Dafür gel­ten formale Vorgaben, was Text, Inhalt und Fristen betrifft. Diese Pre-Notification ist auch eine SEPA-Spezialität, auf die sich Unternehmen vorbereiten müssen. Das kann unter Umständen schwierig werden, wenn sich die Lastschriftbeträge innerhalb dieser Frist verändern, weil neue Posten gebucht werden. Denken Sie an Handwerker, die in einem Baumarkt einkaufen und zum Monats­ende per Lastschrifteinzug ihre Rechnungen begleichen. Hier muss ab Februar 2014 eine Vorankündigung erfolgen, dass das Geld ein­gezogen wird. Der Rechnungsbetrag kann sich aber bis Monatsende immer noch ändern. Glücklicherweise wird es für diesen Fall für Unternehmen in Deutschland mit COR1 eine Erleichterung geben (siehe Exkurs COR1 unten auf der Seite). Aber was ist mit den übrigen Ländern? Eine Möglichkeit, das Thema anzugehen, ist, durch eine Änderung der AGBs bzw. Ergänzungen im Rechnungstext die Frist der Vorankündigung zu verkürzen. Wichtig ist, die offenen Posten im SAP-System zu sperren, nachdem auf ihrer Grundlage die Vorankün­digung erzeugt wurde, um einer Veränderung der Summe der Posten entgegenzuwirken.

Wenn man sich allein diese beiden Bei­spiele anschaut, lässt sich der Schluss ziehen, dass SEPA nicht nur ein IT-Projekt ist.

Böhle: SEPA muss als Pro­jekt betrachtet und als unternehmensweite Aufgabe in Angriff genommen werden. Das Thema geht durch die gesamte Prozesskette im Unterneh­men hindurch. Verschiedenste Abteilungen müssen an einen Tisch: von Vertrieb und Mar­keting, dem Einkauf über die IT und das Rechnungswesen bis hin zum Finanzchef. Das Projekt sollte möglichst hoch im Management angesiedelt und Mitarbeiter dafür frei­gestellt werden. Die Projektleitung im IT- und Fachbereich in Form einer Doppelspitze zu leben, ist ein offenes Erfolgsgeheimnis.

Genau hier könnte das Problem liegen: fehlende Ressourcen und mangelnde Er­fah­­rungen. Und die Software, sind die SAP-Sys­teme heute schon SEPA-ready, Herr Fischer?

Georg Fischer

Fischer: An der Software liegt es nicht mehr. Hier haben wir bereits vieles getan, was notwendig war, damit Unternehmen ihre SEPA-Umstellung starten können (siehe Beitrag Seite 12). Die SAP-Software wurde in den unterschiedlichsten Bereichen um Funktionalität ergänzt und abgerundet, um die wesentlichen SEPA-Eigenschaften zu erfüllen. Im Mai 2013 kommt ein neuer großer Wurf mit Hinweisen, die Kunden in ihre Sys­teme einspielen können. Die Crux an der Sa­che ist und bleibt aber der Geschäftsprozess.

Und weil SEPA so weit in die operativen Prozesse eines Unternehmens hineinreicht, ist das Ganze so kompliziert und es gilt, besser heute als morgen zu starten. Sind sich die SAP-Kunden der Brisanz des Themas heute schon ausreichend bewusst?

Böhle: Erhebungen von Jahresbeginn zu SEPA-Projekten oder Bankstatistiken zum mengenmäßigen Umfang von SEPA-Überweisungen bzw. -Lastschriften zeichnen der­zeit noch ein sehr negatives Bild. Ich habe die Hoffnung, dass die Zahlen sich zwischen­zeitlich doch etwas erhöht haben. Banken sorgen sich, dass zu viele Unternehmen ihren Zahlungsverkehr erst kurz vor dem 1. Februar 2014 auf SEPA umstellen und dass sich in einem engen Zeitfenster die Problemanzeigen zu einem Stau kumulieren. Seitens der DSAG bemerken wir, das sich die Unter­nehmen ihrer Aufgabe zunehmend bewusst werden. Auch wenn die Auswirkungen auf g die Geschäftsprozesse noch nicht in Gänze gesehen werden. Hier versuchen wir Aufklärungsarbeit zu leisten. Und die kommt gut an. Unsere SEPA-Veranstaltungen sind inner­halb kürzester Zeit ausgebucht und das SEPA-Forum im DSAGNet könnte man fast als hyperaktiv bezeichnen. Von Herrn Fischer höre ich, dass nunmehr wöchentlich SAP-Schulungen angeboten werden. Das Bewusst­sein ist aus meiner Sicht geweckt. Jetzt heißt es, mit den Projekten anzufangen.

Fischer: Ja, am Doing hapert es meiner Meinung nach momentan noch. Einfach ein­mal eine Testüberweisung durchführen, mit den Banken sprechen, Projektteams zusam­menstellen und loslegen. Zurzeit gibt es lediglich eine Handvoll Unternehmen, die mit dem Thema schon produktiv sind. Das lässt in gewisser Weise die Alarmglocken schrillen. Treibt uns aber umso mehr an, bei unseren gemeinsamen Aktivitäten in Sachen SEPA-Aufklärung weiterzumachen.

Vielleicht gehen manche Entscheider davon aus, dass gerade, weil so viele noch nicht so weit sind, es eine Übergangszeit wie bei der E-Bilanz geben wird.

Fischer: Das ist mein Eindruck. Viele nehmen das Thema auf die leichte Schulter. Sie glauben: Das wird doch bestimmt nicht so heiß gegessen, wie es gekocht wird. Aber weit gefehlt! Ich kann nur sagen: Die Übergangszeit ist jetzt. Es wird keine Verschiebung geben, weil dazu eine gewisse Vorlaufzeit bei der EU notwendig wäre. Und die ist um!

Böhle: Bei SEPA kann man nicht nach­sitzen. Das ist wie bei Olympia. Der Termin steht. Unverrückbar. Ich kann nur sagen, wir bemühen uns sehr, die DSAG-Mitglieder und alle anderen zu informieren. Aber: Alles kön­nen wir ihnen nicht abnehmen. Denn: SEPA ist im Wesentlichen ein organisatorisches und ein Kommunikationsthema: Also, wie spreche ich mit meinem Kunden, um IBAN und BIC zukünftig zu erhalten? Wie sehen meine Verträge aus? Welche Texte für meine Pre-Notification liegen in welcher Variante vor? Es werden überall Mustertexte angeboten, die müssen für das Unternehmen an­gepasst werden. Hier muss sich jeder selbst Gedanken machen. Das können wir dem einzelnen Anwender nicht abnehmen. Die Botschaft ist: SEPA ist ein Projekt, das muss das Unternehmen als Ganzes stemmen.

Nachdem viele Anforderungen an die SAP-Software in Form von Hinweisen ausgeliefert wurden, was tut sich noch in der Themengruppe SEPA? Können Sie sich jetzt entspannt zurücklehnen?

Fischer: Es ist zu befürchten, dass der Gesetzesstand nicht eingefroren ist. Ein Beispiel dafür ist die COR1-Lastschrift. Alle wesentlichen SEPA-Abrundungen für SAP-Software sollten in den bisher gestellten An­trägen enthalten sein (siehe Beitrag Seite 12). Nichtsdestotrotz ist die Arbeitsgruppe da­mit nicht arbeitslos. Als Nächstes geht es darum, Erfahrungen aus dem Go-live zu teilen.

Böhle: Genau. Wir wollen weiterhin un­seren Erfahrungsvorsprung gegenüber anderen Kunden nutzen, um anderen zu helfen. Das wird sicherlich eine interessante zweite Jahreshälfte, in der es einiges zu tun gibt. Deshalb auch noch ein Hinweis von meiner Seite, der vielleicht trivial klingt. Trotzdem! Gegen Ende der Frist werden Ressourcen bei Banken, SAP und auch bei uns in der DSAG sicherlich immer knapper. Wartezeiten können einen dann schon wieder in die Bredouille bringen. Testläufe benötigen ebenfalls eine gewisse Zeit. Fangen Sie noch heute an!

Herzlichen Dank für das interessante Gespräch und die wichtigen Tipps.

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