Wie wichtig Stammdaten für ein Unternehmen sind, zeigt sich, wenn im übertragenen Sinn der (Daten-)Strom ausfällt. Dem gilt es vorzubeugen: durch klar definierte Verantwortlichkeiten und die Sensibili­sierung für qualitativ hochwertige Informationen. Aber auch durch das Bewusstsein, dass letztlich alle Unternehmens­bereiche davon profitieren. Erst dann kommt die IT ins Spiel und leistet ihren Beitrag.

Gute Stammdaten sind ein bisschen wie Elektrizität. Man kommt morgens ins Büro, macht das Licht an und alles ist normal. Bleibt es dunkel, bemerkt plötzlich jeder, dass er so nicht arbeiten kann und umgehend etwas geschehen muss. Ähnlich verhält es sich mit den Stammdaten. Deren Bedeutung wird meist erst dann offensichtlich, wenn sie fehlerhaft oder nicht vorhanden sind. Die Rolle dieser Informationen für die Unternehmen hat sich in den letzten Jahrzehnten deutlich gewandelt. Früher konnte in der Lagerverwaltungs-Software nachgesehen werden, wie viele Zylinder noch im Regal liegen. Oder es wurden die paar Schritte ins Lager zurückgelegt und der Bestand direkt vor Ort überprüft.

Im Globalisierungszeitalter sind die Wege ins Lager teilweise deutlich länger geworden, mitunter sogar weltumspannend. Dadurch ist es umso wichtiger, die Stammdaten immer aktuell verfügbar zu haben. Und zwar über alle möglichen Bereiche hinweg, von der Produktion über den Einkauf, den Vertrieb, die Finanzwirtschaft usw. „An einem Produktionsstandort fehlt eine bestimmte Schraube für ein Produkt. An einem anderen Standort wäre sie verfügbar und könnte problemlos angefordert werden. Das weiß der Mitarbeiter am ersten Standort aber nicht, weil die Daten nicht einheitlich gepflegt sind“, gibt Professor Dr. Boris Otto, Leiter des gemeinsam mit der Universität St. Gallen betriebenen Kompetenz­zentrums Corporate Data Quality am Fraun­hofer-Institut für Materialfluss und Lo­gistik in Dortmund, ein konkretes Beispiel für ein lücken­haftes Stammdatenmanagement.

Der Weg zu qualitativ besseren Informationen be­ginnt jedoch nicht bei der Unternehmenssoftware. „Ich muss erst in der Organisation ein verbindliches Schema schaffen, eine kon­krete Art und Weise vorgeben, wie z. B. einzel­ne Teile benannt werden. Au­ßerdem sollten die Teile-Stammdaten kon­sistent über meh­­re­re Produktionsstandorte hinweg definiert und mit einheitlichen Num­mern versehen wer­den“, gibt Professor Otto, Mitglied im DSAG-­Arbeits­kreis Master Data Management, den ersten zentralen Schritt vor. Geschieht dies nicht, nützt auch die beste Soft­ware mit all ihren Tools und Applikationen nicht viel.