Das schweizerische Telekommunikationsunternehmen Sunrise betreibt seine Spesenabrechnung in der Datenwolke. Dank SAP Cloud for Travelling kann sich die Spesenabteilung auf die Prüfung der eingereichten Belege konzentrieren. Nur bei der bürokratischen Hürde, die zur Archivierung in Papierform zwingt, ist auch das System machtlos.

„Außer Spesen nichts gewesen“, lautet ein Sprichwort, mit dem die größte private schweizerische Kommunikationsanbieterin Sunrise in den letzten Jahren die internen Ab­läufe ihrer Spesenabrechnung beschreiben könnte. Ein seit langem unveränderter Prozess, papierbasiert, stark manuell beeinflusst und aufwendig, kurz: im Zeitalter von Internet, Smartphones und Mobility nicht mehr zeitgemäß. Bei mehreren tausend Spesenbe­legen pro Monat, die eingescannt und manuell in die Unternehmens-IT übertragen werden mussten, war die zuständige Abteilung mehr damit beschäftigt, die Belege abzuarbeiten, als sie zu prüfen. „Da konnte ein Mitarbeiter monatlich ein paar Tausend Franken Kilome­terpauschale für sein Privatauto abrechnen. Hätte man der Tatsache mehr Beachtung ge­schenkt, hätte er ein Firmenauto bekommen, das nur rund 1.100 Schweizer Franken pro Monat gekostet hätte“, gibt Uwe Schiller, Di­rector Corporate Finance & Accounting bei Sunrise, ein konkretes Beispiel.

Überprüfen statt abarbeiten

Uwe Schiller

Zudem trug auch der interne Genehmi­gungsprozess nicht gerade zur Beschleunigung der Abläufe bei. „Die Papierformulare wurden eingescannt, dann manuell im SAP-System erfasst, der Genehmigungsprozess aber auf dem internen Postweg angestoßen. Bei notwenigen Korrekturen begann das Gan­ze von vorn“, fasst Uwe Schiller zusammen. Die Chance, die Spesenabrechnung effizien­ter zu gestalten, kam 2012, als beschlossen wurde, die Abteilung Corporate Finance & Ac­counting zu restrukturieren. „Unser erklärtes Ziel war es, die Arbeitslast in der Accounting-­Abteilung zu verringern und die Überprüfung der Belege wieder mehr ins Zentrum zu stellen“, so Gary Davenport, Senior Manager ERP & BI bei Sunrise. Aus technischer Sicht war das Team um Uwe Schiller vor allem da­ran interessiert, bestehende IT-Systeme wie SAP Human Resources mit der Schnittstelle zu SAP ERP für die Spesenabrechnung auch weiter nutzen zu können. Durch diese Vorgabe war die Entscheidung für SAP und damit für die Cloud-Lösung SAP Cloud for Travelling schnell gefallen. „Wir fahren die Strategie, so viel wie möglich von einem Lieferanten zu nutzen, um Probleme mit Fremdprodukten zu vermeiden. Außerdem konnten wir durch die hohe Durchdringung mit SAP bei Sunrise die Kosten für das Projekt in Grenzen halten“, erläutert Uwe Schiller.

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