In vielen Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung gibt es die Anforderung, Änderungen in der Organisation oder bei den Produkt- und Kontenplänen abzubilden. Aufgrund der oftmals fehlenden Zeitabhängigkeit von Finanzstammdaten ist das heute nur mit umfangreichen Work-arounds zu leisten. Die DSAG setzte sich bislang vergeblich für eine Lösung im SAP-Standard ein. Ein Expertenteam aus Verwaltung und Wirtschaft bleibt aber weiter am Ball. Zusammen mit SAP!

Aufgrund gesetzlicher Anforderungen muss die öffentliche Verwaltung ihre Produkt- und Kontenpläne regelmäßig im SAP-System anpassen. Der Gesetzgeber gibt dabei Ände­rungen vor, die ab einem bestimmten Stichtag gelten. Bei einem Haushaltsplan beginnt z.B. im Juni 2013 die Planung für das Folge­jahr 2014. „Es kann sein, dass seitens des Ge­setzgebers neue Objekte und Konten für 2014 verwendet werden sollten. Diese sind aber im Jahr 2013 für das klassische Buch­ungs­geschäft noch nicht von Bedeutung. Es gibt also einen gewissen Versatz“, beschreibt Oliver Campidelli, Sprecher der Arbeitsgrup­pe Planung und Steuerung, die Problematik.Dem­entsprechend ist die Verwaltung gefordert, Altes und Neues zusammenzubringen. „Eine ähnliche Situation liegt vor, wenn Ämter oder Einheiten miteinander verschmolzen bzw. neu gegliedert werden oder bestimmte Aufgaben von Landes- oder Bundesbehörden an andere Verwaltungen übertragen werden. Auch das gilt es entsprechend abzubilden“, erläu­t­ert Yvonne Reimold, stellvertretende Sprecherin des Arbeitskreises Öffentliche Verwaltung.

Auch in der freien Wirtschaft ist dieses „Spiel“ wohlbekannt. „Durch Umorganisationen oder Zusammenschlüsse haben Unternehmen eben­falls das Problem, dass bestimmte Stammdaten wie Kostenstellen- oder Auftragsgrup­pen in einem alten und in einem neuen Stand gebraucht werden“, weiß Birgit Miersen, Spre­cherin des Arbeitskreises Financials. Keine triviale Angelegenheit! Denn: Aufgrund der oft­mals fehlenden Zeitabhängigkeit von Finanz­stammdaten sind diese Anforderungen nicht oder nur mit umfangreichen Work-arounds zu realisieren. Das bedeutet ganz konkret, dass allgemein­gültige Stammdaten mit einem Beginn- und Ende-Datum versehen werden müssten. Das ist beispielsweise bei Innenaufträgen der Fall. Ist ein Auftrag abgeschlossen, kann es sein, dass Nach­buchungen erforder­lich sind. Also muss der Auftrag wieder geöffnet werden, was die Ge­fahr erhöht, dass Bu­chungen erfolgen, die dort nicht gewünscht sind. „Es wäre schön, wenn es ein Ende-Datum gäbe, sodass wir sagen könnten, bis zum Datum X sind die Buchungen noch gültig. Wenn Buchungen rück­wirkend erfolgen, gehen diese noch auf den Auftrag. Buchungen zum Zeitpunkt Y wer­den abgewiesen“, beschreibt Birgit Miersen eine wünschenswerte Lösung. Im Wesentlichen geht es um die zeitliche Abgrenzung bei­spiels­weise von Ele­menten des Projektstruk­turplans (PSP), Innenaufträgen sowie Kosten­arten-, Kos­ten­stel­len-, Auftrags- oder Profit-Center-Gruppen.

Umkontierung realisieren

Eine weitere Anforderung in Sachen Stammdaten besteht darin, dass es möglich sein sollte, unter dem Stichwort „Umkontie­rung“ Planwerte oder Buch­ungen von einem alten auf ein neues Stammdatum umzusetzen. Etwa wenn der Gesetzgeber verlangt, dass ab einem bestimmten Zeit­punkt X neue Kon­tierungen zu verwenden sind. Oliver Campidelli als Vertreter öffentlicher Ver­waltungen hat die ent­sprechende Lösung klar vor Augen: „Mit einer Zeitabhängigkeit der Finanz­stamm­daten wäre ein erster, aber essenzieller Schritt ge­tan, um in unserem Bereich mit Haushalts­plänen, Rechnungslegungen oder In­for­ma­tio­­nen per Summe von einer alten zu einer neuen Kontierung eine Art Umschichtung zu rea­lisieren. Die Beginn-/Ende-Konstellation ist hierfür wichtig.“

Mit ihrer Anforderung sind die drei Fachleute nicht allein. Äußert doch eine breite Masse von SAP-Kunden – branchenübergreifend – das Gleiche. Deshalb kümmern sich seit Ende 2010 mehrere Gremien aus den Arbeitskreisen Öffentliche Verwaltung und Financials gemeinsam um den „Fall“. Ein Expertenteam wurde gegründet, das sich seither regelmäßig trifft. Schwergewichte aus dem öffentlichen Bereich und namhafte Unternehmen aus ganz Deutschland gehören dazu.

Landschaft vervielfacht sich

Während der Weg zur Zeitunabhängigkeit von Finanzstammdaten und Strukturen weiter verfolgt wird, müssen die Mitarbeiter das Problem im Tagesgeschäft lösen. Sie tun das mit eigenen Work-arounds. Jeder für sich. Hierbei können immense interne Aufwendungen und externe Beraterleistungen, in sechsstelliger Höhe und mehr, anfallen. Darüber hinaus vergrößert sich durch die Zu­satzprogrammierungen die IT-Landschaft um ein Vielfaches. Die Komplexität steigt. Zwar war sich die Expertenrunde schon länger dieses Missstands bewusst, hatte es dann im Mai 2012 nach einer Umfrage aber schwarz auf weiß: Das Ergebnis: fast 75 Prozent erachten eine standardisierte Lösung für notwendig. Und die sollte dann auch her!

Immer wieder wurden Entwicklungsanträge gestellt, um die Anforderungen der Kunden weiter zu verfeinern. Nichts passierte, weil der Umfang nicht kleiner geworden ist. Janet Do­ro­thy Salmon, Chief Product Owner Ma­na­ge­ment Accounting bei der SAP AG, erinnert sich: „Wir haben uns im Kreis gedreht.“ Trotz mehr­­erer Eskalationsrunden, in denen auf die Dring­lichkeit hingewiesen wurde, kam schließ­lich eine Absage von SAP. Die Be­grün­­dung: Entwicklungsanträge können zwar hilf­­reich sein, um überschaubare Erweiterungen zu be­schreiben, doch wenn die zugrunde lie­­gen­de Technik betroffen ist, sind diese nicht der geeignete Lösungsansatz. Man müsste eher ganzheitlich über die Anforderungen nach­den­ken. Der Aufwand, die Zeitabhängigkeit von Stammdaten und Strukturen umzusetzen, ist sehr hoch. Mit dem Lösungsansatz, wie er in den Entwicklungsanträgen beschrieben ist, würden Personentage im vierstelligen Be­reich benötigt. Die notwendigen Investitionen hätten alle anderen Innovationen im Bereich Financials für ein Jahr geblockt. Demzufolge machte sich spürbare Ernüchterung breit.

Dass das dem Anwender, der vor dem Bildschirm sitzt und seine tägliche Arbeit verrich­tet, herzlich egal ist, dürfte klar sein. Die Ex­pertenrunde gibt trotzdem nicht auf. Yvonne Reimold zu ihrer Motivation: „Es ist ein The­ma, das immer mehr drückt. Meine Erfahrung mit über zehn Jahren DSAG und SAP zeigt, dass es sich lohnt, nicht zu früh aufzugeben.“ Deshalb wird weiter nach einer Lösung gesucht und ein neuer Weg eingeschlagen.

Stammdatenpflege hautnah

Der neue Ansatz lautete: Design Thinking. Dazu Janet Dorothy Salmon: „Mit dem Design Thinking Workshop wollten wir das Pro­blem aus Sicht der Anwender sehen. Es ging auch darum, zu verstehen, wie der Kontext ist.“ Über zehn Personen reisten nach Walldorf. Darunter genau die Anwender, die in die Stammdatenpflege involviert sind. Sie konn­ten konkret aus eigener Erfahrung berichten, was es für einen Riesenaufwand bedeutet, diesen Work-around anzugehen, und beschrei­ben, wie der Prozess abläuft, wie viel Zeit sie damit verbringen und wann er abgeschlossen ist. Kurz: Erfahrungen aus erster Hand geben. Inwieweit die Erkenntnisse des Workshops in eine Gesamtstrategie einfließen, ist noch nicht klar. Eine Aussage wird im Herbst/Winter er­war­tet. Langfristig könnten sich der beharrliche Einsatz des Expertenteams, die Reisestra­pazen und die zahlreichen Meetings, die viele Teil­nehmer als Pflichttermin gerne wahrnahmen, auszahlen. Daher gilt ein spe­zieller Dank allen Workshop-Teilnehmern für ihr Engagement.

Bei SAP richtet sich der Blick in die Zukunft. Ein modernes Produkt für das Finanzwesen (Simplified Financials) wird derzeit entwickelt, das die Lücken, die sich in der Vergangenheit aufgetan hatten, schließen könnte. Um den Kunden mehr Transparenz über konkrete Entwicklungspläne zu geben, soll eine Drei-Jahres-Roadmap vor­gestellt werden. Die Kun­den hoffen, dass auch in Sachen Zeitunabhän­gigkeit von Fi­n­anz­­stamm­­daten erste kon­krete Umsetzungserfolge dabei sein werden.

Bilder: DSAG

 v. l. n . r.: Oliver Campidelli, Sprecher der Arbeitsgruppe Planung und Steuerung; Yvonne Reimold, stellvertretende Sprecherin des Arbeitskreises Öffentliche Verwaltung; Birgit Miersen, Sprecherin des Arbeitskreises Financials; Janet Dorothy Salmon, Chief Product Owner Management Accounting bei der SAP AG.

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