Mit der Payroll in die Cloud? Geht nicht? Geht doch! Dieser Ansicht waren die Expert:innen der Lebensmittelkette Feneberg und haben den Schritt gewagt. Doch die Personalabrechnung über SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ist für den Retailer, der aufgrund seines großen Anteils an Teilzeitkräften und hoher Fluktuation immer wieder seine personellen Strukturen anpassen muss, nur ein erster Schritt in Richtung Cloud. Mittelfristig soll der Human-Resources-Bereich vollständig in der Wolke abgebildet werden.
Die IT ist eine wichtige Säule für den Erfolg eines Unternehmens. Sie steuert die wesentlichen Prozesse und hilft im Fall der Feneberg Lebensmittel GmbH, die hohe Komplexität der Sortimente und Abläufe zu managen. Zusätzlich leistet sie einen wichtigen Beitrag, um das Unternehmen zu digitalisieren und sich für weitere 75 Jahre erfolgreiche Firmengeschichte bestens aufzustellen. Dazu zählt auch, dass Feneberg den Weg in die Cloud geht. Einen ersten Schritt dorthin ist Feneberg mit der Einführung der Payroll von SAP SuccessFactors Employee Central bereits gegangen.
Feneberg Lebensmittel GmbH
1947 als kleines Lebensmittelgeschäft gegründet, ist die Feneberg Lebensmittel GmbH heute in der dritten Generation der Familie Feneberg ein regionaler Nahversorger mit rund 3.500 Mitarbeitenden und über 80 Filialen. Feneberg ist regional in Schwaben, Oberschwaben, Oberbayern sowie im österreichischen Kleinwalsertal vertreten und erzielte 2022 einen Umsatz von über 500 Mio. Euro. Die GmbH ist einer der größten Arbeitgeber in der Region Allgäu und setzt auf Eigenmarken, unternehmenseigene Produktionen sowie Vertragslandwirtschaft.
Integration in das Personal-Management
Den Startschuss für das Projekt gab ein Kick-off im Herbst 2022. In verschiedenen Workshops wurden die Grundlagen für die Einrichtung des Systems noch vor dem Weihnachtsgeschäft geschaffen. Danach wurde das System für die Migration der Payroll vorbereitet, und die Produktivnahme der Payroll in der Cloud erfolgte Ende Februar des Jahres 2023.
„Ein wesentlicher Punkt bei der Entscheidung für SuccessFactors war die Integration aller Mitarbeitenden in das Personal-Management über die Selfservices in der Mitarbeitenden-Applikation“, erinnert sich Oliver Oechsle, Chief Restructuring Officer (CRO) von Feneberg, und ergänzt: „Gerade in unseren Filialen haben wir eine Vielzahl von Mitarbeitenden, die in der EDV-Landschaft bisher unbekannt waren, da sie keine Benutzernamen und Kennwörter hatten.“
Schluss mit Insellösungen
Bis 2019 hatte Feneberg ein vollintegriertes SAP-R/3-On-Premise-System im Einsatz. Doch weil die Software-Entwickler für die Kassensysteme insolvent gingen, entschied sich das Unternehmen dazu, auf das SAP-gestützte Edeka-Warenwirtschaftssystem Lunar zu migrieren. Nach der Migration liefen auf dem bis dato genutzten R/3-System nur noch die Finanzbuchhaltung, die Personalverwaltung und die Lohnabrechnung. Darüber hinaus gab es zahlreiche andere Lösungen wie die ATOSS-Zeiterfassung und auch Insellösungen für Recruiting und E-Learning sowie ein SAP Business Warehouse für das Berichtswesen, die digitale Personalakte in einer separaten Datenbank und viele weitere Workflows in einem Sharepoint. „Diese Insellösungen haben mir mit all den Themen wie Zugriffsrechte, Zugriffsarten und Sicherheit Kopfschmerzen bereitet. Dauerhaft hatte das so keinen Wert“, erläutert Oliver Oechsle.
Umfangreiche Entgeltabrechnung
Die geplante Ablösung des R/3-Systems bedeutete auch, dass Feneberg eine Alternative für die bisher On-Premise genutzte Payroll benötigte. „Wir hätten das Payroll-Modul zwar auch fremd hosten können, doch uns war klar, dass das nur noch für eine begrenzte Zeit möglich wäre, und wir auch bei weiteren Themen ins Stocken kämen“, so Oliver Oechsle.
Somit entschied sich das Unternehmen, seine ca. 3.500 aktiven Beschäftigten und 1.000 Rentenempfänger:innen in fünf Rechtsträgern der Feneberg Gruppe via SAP SuccessFactors Employee Central Payroll abzuwickeln. „Wir haben viele Teilzeitbeschäftige und Aushilfen, wodurch wir ca. 800 Ein- und Austritte pro Jahr verzeichnen. Insgesamt reden wir von acht aktiven Buchungskreisen und 200 Lohnarten. Entsprechend dieser Komplexität müssen wir auch bei der Entgeltabrechnung modern aufgestellt sein“, sagt der Experte.
Berechtigungen sicher steuern
Das ermöglicht die SAP-Lösung. Und darüber hinaus ist ein weiterer Nutzen: Mit der Einführung von SuccessFactors bekommt ein Großteil der Belegschaft erstmals persönliche Zugangsdaten mittels Benutzernamen und Kennwort. „Über Standorte, Job-Rollen oder andere Attribute können wir für die Mitarbeitenden die Informationen strukturiert bereitstellen. So können wir auf internen Webseiten Angebote für Schulungen, Umfragen und weitere Informationen gezielt anbieten“, fasst Oliver Oechsle zusammen.
Ebenfalls für die Lösung spricht das DSGVO-konforme Berichtswesen entlang des Organigramms. SuccessFactors stellt sicher, dass personenbezogene Daten der Mitarbeitenden ausschließlich durch Berechtigte – und auch nur während der Berechtigung – eingesehen werden können. „Durch das System wird auch gewährleistet, dass diese Daten mit dem Ausscheiden nicht weiter einsehbar sind. Eine Synchronisation mit der Active-Directory ermöglicht es uns zudem, weitere Berechtigungen sicher und zeitnah zu steuern“, sagt der Chief Restructuring Officer.
Kleine Umstellungen nötig
Bedenken bezüglich der Payroll aus der Cloud gibt es bei den DSAG-Mitgliedern oft hinsichtlich des Umgangs mit individuellen Anforderungen. Aus Sicht von Oliver Oechsle sind diese allerdings unbegründet: „In der täglichen Arbeit besteht so gut wie kein Unterschied für die Anwender:innen zwischen einem System On-Premise, bei einem Dienstleister oder in der Cloud.“ Auch seitens der Systemadministratoren gab es lediglich kleinere Umstellungen, da die Plattform von SAP betrieben wird. Und was die Prozesse in der Personal- und Abrechnungsabteilung anbelangt, so musste bezüglich der Payroll nichts geändert werden. Mit dem Ausrollen von SuccessFactors Employee Central jedoch wurden einige Abläufe neu aufgesetzt – so z. B. die Stammdatenpflege. Hier können Mitarbeitende nun selbst ihre Daten via Applikation pflegen und Änderungen vornehmen, etwa wenn sie heiraten oder umziehen.
Die Zusammenarbeit mit SAP während des Projekts beschreibt der Experte als positiv. Seitens SAP wurde das Unternehmen nach eigenen Angaben gut beim Onboarding in die Cloud unterstützt. „Aus dem sehr umfangreichen Vertragswerk war die Abgrenzung der enthaltenen Services und der noch notwendigen weiteren Arbeiten am System allerdings nicht einfach ableitbar. In einigen Meetings ließ sich das dann aber leicht klären“, sagt Oliver Oechsle.
Herausforderungen im Projekt
- Ängste: Veränderungen erzeugten Bedenken auf verschiedenen Ebenen. Durch eine breite Vorstellung des Vorhabens mit transparenter Kommunikation zu Vor- und Nachteilen sowie zu Chancen und Risiken wurden diese gemeistert.
- Inkonsistenzen: Wird die vollständige Organisation in ein integriertes System überführt, treten Inkonsistenzen zutage. Dadurch, dass bereits im Vorfeld Strukturen transparent gemacht wurden, waren bei Feneberg nur geringe Anpassungen notwendig.
Weitere Cloud-Projekte auf der Agenda
Mit der erfolgreichen Migration der Payroll in die Cloud ist bei der Feneberg Gruppe das Kapitel noch lange nicht abgeschlossen. „Wir wollen mittelfristig den HR-Bereich vollständig in die Cloud bringen. Das beinhaltet Zeiterfassung, Recruiting und eben SuccessFactors mit der Payroll“, erläutert Oliver Oechsle. Diese Architektur soll stationäres und mobiles Arbeiten ermöglichen sowie dabei unterstützen, umfangreiche Selfservices und Workflows geschickt zu organisieren. „Wir können die Zugriffe auf unsere kritischen On-Premise-Systeme für Produktion und Logistik klar von den HR-Prozessen trennen und schaffen Sicherheit für beide Bereiche“, ist sich der Experte sicher. Dementsprechend empfiehlt Oliver Oechsle auch anderen Unternehmen, die mit der Payroll in die Cloud gehen wollen: „Betrachten Sie die Payroll niemals separat und haben Sie die Cyber-Sicherheit im Blick. Personaldaten sind sensibel und müssen entsprechend geschützt werden.“
Bei Feneberg steht nun als nächstes an, SAP SuccessFactors Employee Central vollumfänglich produktiv zu nehmen und das Modul Recruiting einzuführen. Anschließend soll die Einbindung der bereits in einer Datenbank digitalisierten Personalakten sowie die Migration der Zeiterfassung in die Cloud erfolgen. Alles mit dem Ziel, dass es in naher Zukunft für den gesamten HR-Bereich heißt: Willkommen in der Cloud!
Bildnachweis: Feneberg Lebensmittel GmbH + freepik
Autorin: Julia Theis
blaupause-Redaktion
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