Der Verband der Vereine Creditreform e. V. stand 2019 vor der Aufgabe, die bis dato zeitaufwändige und wenig transparente Verarbeitung der Eingangsrechnungen zu modernisieren. Gerecht wurde der Verband diesem Anspruch mit einer digitalen Lösung für das Eingangsrechnungs-management zur Ablösung papiergestützter Prozesse.
Die Mitgliedergemeinschaft vor Zahlungsausfällen zu schützen, ist seit 1879 das Ziel der Creditreform. Weltweit vertrauen rund 158 000 Mitglieder auf deren Service in den Bereichen Inkasso, Bonitätsprüfung und Marketingdienstleistungen. 4500 Mitarbeiter sind in 23 Landesgesellschaften beschäftigt. Als Grundlage für die elektronische Datenverarbeitung wurden 1979 mehr als 100 lokale Archive in eine Datenbank überführt. Zwanzig Jahre später öffnete Creditreform den Internetzugang dazu und 2002 zog mit dem System für Enterprise-Content-Management (ECM) von ELO Digital Office das digitale Dokumentenmanagement ein.
Enge ECM-Anbindung an SAP® ERP
2019 fiel dann die Entscheidung, die papierbasierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu digitalisieren. Gefragt war eine Software für digitales Rechnungsmanagement, die sich nahtlos an das eingesetzte Warenwirtschaftssystem SAP® ERP anbinden ließ. Der verantwortliche Leiter im Bereich „Systeme und Lösungen“ bei der Creditreform, Michael B. Johannknecht, wählte aufgrund der guten Erfahrungen mit der ELO ECM Suite die vorkonfigurierte Business Solution ELO Invoice. Mit der Implementierung und Integration des digitalen Rechnungsmanagements in die ELO ECM Suite beauftragte man den IT-Dienstleister und ELO Business Partner ecm.online GmbH. Angeschlossen wurden 15 Gesellschaften der Unternehmensgruppe.
Seither werden eingehende Rechnungen – ggf. nach dem Einscannen – automatisch in das ECM-System importiert und dort zentral verwaltet. Danach startet der Eingangsrechnungsworkflow: Creditreform stellt mit seinen Geschäftspartnern gezielt auf das ZUGFeRD-Rechnungsformat um. Die ZUGFeRD-Komponente der Invoice-Lösung extrahiert relevante Daten vollautomatisiert und stellt sie zur weiteren Bearbeitung bereit. Durch eine intelligente Verknüpfung der Rechnungs- mit den SAP-Stammdaten sinken Erfassungsaufwand und Fehlerquote deutlich. Zudem wird das Personal in der Buchhaltung entlastet. Nicht ZUGFeRD-fähige Rechnungen durchlaufen das Klassifizierungsmodul ELO DocXtractor, das ebenfalls die Rechnungsdaten automatisiert sowie KI-gesteuert ausliest und dem Workflow übergibt.
Digitale Rechnungsprüfung verkürzt Durchlaufzeiten
Daran schließt sich die formelle Prüfung der Rechnung in der Buchhaltung an: Rechnungs- und Positionsdaten lassen sich mit einem digitalen Rechnungsmanagement ganz einfach erfassen und hinsichtlich der Pflichtangaben gemäß § 14 UStG prüfen. Dank der ECM-ERP-Anbindung greifen Sachbearbeiter direkt über ein in ELO Invoice konfigurierbares Prüfformular auf die in SAP hinterlegten Stammdaten zu, was den Vorgang deutlich beschleunigt.
Abschließend erfolgt die Verbuchung der Rechnungen über das ELO Connectivity Pack for SAP® ERP. Es ist Bestandteil der ELO Suite for SAP ArchiveLink®, die für eine nahtlose bidirektionale Verzahnung von SAP mit der ECM Suite sorgt. In beiden Systemen sind jederzeit alle Informationen zum Rechnungsbeleg ersichtlich. Außerdem kann der User direkt vom ERP- ins ECM-System wechseln und umgekehrt. „Nun ist für alle Prozessbeteiligten jederzeit und transparent nachvollziehbar, in welchem Bearbeitungsstand sich eine eingegangene Rechnung befindet“, so Johannknecht.
Autorin:
Sabina Merk
Bildnachweis: ELO