Neues Kapitel im Wolkenatlas aufgeschlagen

Der Nutzen eines globalen News-Portals für eine Holding wie die Uhlmann Group war schon vor Corona gegeben. Doch vor dem Hintergrund der Krise hat die Gruppe erneut von der SAP Cloud Platform (SCP) profitiert.

Als absehbar war, dass die Uhlmann Pac-Systeme, eine Group-Company der Uhlmann Group Holding, zur verbesserten Prävention vor dem Corona-Virus kurzfristig den Anteil an Telearbeit massiv ausbauen möchte, standen viele Fragen im Raum. Ist die bestehende Infrastruktur gut skalierbar? Haben alle Mitarbeitenden passende Endgeräte? Kommen die Mitarbeitenden mit den gegebenen Lösungen schnell zurecht? „Unabhängig davon mussten wir uns aber auch fragen: Wie übermitteln wir die neusten Informationen, und wo stellen wir Hilfedokumente für die Bedienung der Telearbeit-Infrastruktur bereit, auf die alle auch von zuhause zugreifen können“, erläutert Helge Stührmann, Teamleiter für Business Applications bei der Uhlmann Pac-Systeme GmbH. Hier kam dem Unternehmen zugute, dass es bereits ein globales News-Portal in der SAP Cloud Platform (SCP) realisiert hatte und nun dieses Portal um Hilfeseiten ergänzen konnte.

Uhlmann Pac-Systeme GmbH & Co. KG

Der weltweit führende Systeman­bieter für das Verpacken von Pharmazeutika in Blister, Flaschen und Kartons hat seinen Hauptsitz in Laupheim im Landkreis Biberach. Gegründet wurde das Unternehmen 1948. Rund 2.500 Mitar­beitende erwirtschafteten im Geschäftsjahr 2019/20 einen Umsatz von 434 Mio. Euro für die Unternehmensgruppe.

(Noch) Kein gruppenweites Intranet

Den Grundstein hat das Unternehmen bereits 2004 gelegt, als das SAP Enterprise Portal 6.0 auf Basis von SAP NetWeaver eingeführt wurde. Eingesetzt wurde die heute als SAP NetWeaver Portal (siehe Glossar Seite 13) bekannte Software seitdem für das Intranet der Uhlmann Pac-Systeme. Doch die weltweiten Tochtergesellschaften der Uhlmann Pac-Systeme, aber auch andere Group-Companies wie Koch Pac-Systeme, Cremer und Wonder, hatten bis dato keinen Zugriff auf das Portal. Die Folge: Gruppenrelevante Nachrichten wie z. B. zu einer neuen Produktstrategie, gemeinsamen Messeauftritten oder Beschlüssen des Aufsichtsrats mussten immer erst alle Firmen per E-Mail zur Verfügung gestellt werden.

Im Rahmen einer Informationsoffensive erhielt die IT die Aufgabe, das stärkere Zusammenwachsen als Verbund mehrerer Unternehmen der Gruppe als ersten Schritt durch ein gemeinsames News-Portal zu unterstützen. „Es sollte kurzfristig eine Kommunikationsplattform bereitgestellt werden, die es ermöglicht, gruppenrelevante Nachrichten und Informationen gleichzeitig allen Unternehmen der Gruppe verfügbar zu machen“, so Helge Stührmann über die Erwartungen der Geschäftsführung an das globale News-Portal. Gleichzeitig sollte die Lösung flexibel erweiterbar sein und gewährleisten, dass zu bestehenden oder künftigen firmenspezifischen Portalen bzw. Intranets verlinkt werden kann.

Glossar

SAP Cloud Platform

Die SAP Cloud Platform (SCP) ist (formal betrachtet) eine Platform-as- a-Service, die über ein Cloud-basiertes Bereitstellungsmodell aktuelle und technisch innovative Funktionen in Form von Services anbietet. Diese sind inte­griert kombinierbar – etwa mit bestehenden SAP-Systemen und als Ergänzungen für SAP ERP oder S/4HANA.

SAP Enterprise Portal (SAP NetWeaver Portal)

Das SAP Enterprise Portal (heute: SAP NetWeaver Portal) ist eine Unternehmensportal-Software. Das Portal nutzt als Basis den SAP Application Server. Funktionen sind u. a.: Single-Sign-on, Personalisierung, rollenbasierte Darstellung und Anwendungsintegration. Außerdem stehen über das zusätzlich zu installierende Modul Knowledge Management & Collaboration (KMC) Funktionen wie Dokumenten-Management, Team-Räume, Realtime-Colla­boration sowie die Integration diverser Groupware-Systeme zur Verfügung.

SAP NEO

SAP NEO ist eine Entwicklungsumgebung, mit der Java-, HANA XS- und HTML5-Anwendungen entwickelt und betrieben werden können.

SAP Cloud Foundry

SAP Cloud Foundry ist auf der SAP Cloud Platform implementiert und stellt eine Platform-as-a-Service-Entwicklungs- und -Laufzeitumgebung dar.

SAP Cloud Portal als Mittel der Wahl

Keine leichte Aufgabe, denn: die IT-Infrastrukturen der Gruppenunternehmen waren noch nicht integriert und Mehrfacharbeit sollte, wenn möglich, vermieden werden. „Der Gedanke, nach einer Cloud-Lösung zu suchen, lag nahe. Eines unserer Beratungshäuser hat uns dann angesprochen, ob wir nicht als Entwicklungspartner gemeinsam ein Modul in der SAP Cloud Platform evaluieren und weiterentwickeln wollen“, erläutert der IT-Experte. In diesem Zuge haben sich die Experten für die SCP in einer NEO-Umgebung (siehe Glossar Seite 13) entschieden, da zum damaligen Zeitpunkt die Cloud Foundry (siehe Glossar Seite 13) noch nicht angeboten wurde.

„Die Kommunikationsabteilung hatte durch den Gang in die Cloud keinen Mehraufwand. Die Kollegen stellen ihre Nachrichten wie gewohnt On-Premise ein und können sie jetzt gruppenweit sichtbar machen“, so der IT-Experte. Die Redakteure der Verbundunternehmen mussten allerdings geschult werden, um selbstständig Nachrichten einzustellen. Soweit der Plan. „Tatsächlich haben sie aber ihre Nachrichten an die zentrale Kommunikationsabteilung geschickt und das Team hat sie stellvertretend für Koch Pac-Systeme, Cremer und Wonder eingepflegt“, sagt Helge Stührmann.

Hybrider Ansatz gewählt

Insgesamt hat sich das Unternehmen für einen hybriden Ansatz hinsichtlich des Content-Editings entschieden, mit dem Ziel, Nachrichten nicht doppelt pflegen zu müssen. „Also haben wir mithilfe des SAP Cloud Connector unser On-Premise-System angebunden, anstatt uns von Release zu Release des SAP-Cloud-Platform-Portals abhängig zu machen“, sagt Helge Stührmann. Zudem plant das Unternehmen für das Nachfolgeprodukt der News-Komponenten in der SCP. Das Ziel: In der Cloud die News zu erstellen, die wiederum auch On-Premise dargestellt werden. Hier steht als nächstes der Proof-of-Concept an.

Bei der bisherigen Lösung war es ein Vorteil, dass kein System aufgesetzt werden musste. Vielmehr mussten sich die Experten mit den Fragen beschäftigen: Was ist zu tun, um den SAP Cloud Portal Service zu nutzen? Was gilt es lizenztechnisch zu beachten? „Der größte Aufwand bestand darin zu klären, wie viele User ich habe und wie viel ich pro Monat für diesen Service bezahle“, so Helge Stührmann. Die Implementierung an sich war schnell gemacht. Der Administrator legt auf dem SAP Cloud Portal Service eine Website an – in diesem Fall das Uhlmann-News-Portal. „Unser Partner hat dann dafür gesorgt, dass sein Add-on, mit dem wir das News-Portal abbilden, bereitgestellt wurde“, sagt der IT-Experte. Seitdem zahlt Uhlmann monatlich eine Nutzungsgebühr, und der Betrieb ist ausgelagert.

DSAG-Arbeitskreis Portale

Die knapp 1.000 Mitglieder des Arbeitskreises befassen sich u. a. mit dem Einsatz und Nutzen von Cloud-basierten Portal-Services. Zudem diskutieren sie Themen rund um die Migration von On-Premise-Portallandschaften in die Cloud.

Nächste Schritte in die Cloud-Welt

Die Entscheidung, das globale News-Portal mit der SCP anzugehen, war für Uhlmann ein weiterer Schritt in die Cloud-Welt. Entsprechend stehen Überlegungen an, was mit dem bis dato genutzten Enterprise-Portal passieren soll. „Wir fragen uns, ob wir das Portal weiterhin hybrid betreiben oder komplett in die Cloud gehen sollen. Zudem entwickelt SAP mit der ‚Work Zone‘ ein neues Produkt in Richtung ‚Digital Workplace‘, an dem wir interessiert sind“, erläutert der IT-Experte. Sparrings-Partner, um diese Überlegungen durchzusprechen, fand das Unternehmen erfreulicherweise in der DSAG. Im Arbeitskreis Portale und bei den DSAG-Technologietagen erhielt Helge Stührmann wertvolle Impulse.

„Am wichtigsten war es für uns, durch das schlanke News-Portal-Projekt zentrale Erfahrungen mit der SCP zu sammeln“, urteilt Helge Stührmann. Langfristig plant das Unternehmen, das Intranet-Angebot für alle Mitarbeitenden der Uhlmann Group auszubauen. „Die Vision ist, dass ich zuhause sitze und z. B. einen Urlaubsantrag über ein Mobilgerät stellen kann – vielleicht sogar über das private. Und gleichzeitig sehe ich noch die Neuigkeiten, die mich informieren, was in der Uhlmann Group los ist“, beschreibt Helge Stührmann. Im Gesamten ist es die erklärte Strategie, aus dem digitalen Arbeitsplatz heraus die Geschäftsanwendungen und Wissenstöpfe für die Mitarbeitenden zentral zugänglich zu machen.

Weitreichendere Rolle für die SCP

Derzeit bildet das NetWeaver-Portal bei Uhlmann Pac-Systeme die Klammer, um SAP-basierte Applikationen oder Anwendungen über eine grafische Benutzeroberfläche im Web abzubilden. Das Portal besitzt einen Java-Stack und die Business-Anwendungen werden durch so genannte iViews visualisiert. „Vom Prinzip her ist dieser ‚Konnektoren‘-Ansatz ähnlich dem der SCP und dem Fiori Launchpad“, so Helge Stührmann. Für Uhlmann ist durchaus denkbar, dass die SCP künftig noch eine viel weitreichendere Rolle einnimmt – z. B. als Dreh- und Angelpunkt im Sinne eines digitalen Arbeitsplatzes. „SAP investiert hier viel. Die Roadmaps des SAP Cloud Portal und des ‚Digital Workplace‘ sind sehr ambitioniert. Das ist hochspannend“, so der IT-Experte. Neben Business-Prozessen sollte ein Portal für Uhlmann in der SCP auch übergreifende Services wie Employee-Self-Services, einen Manager-Self-Service, ein gruppenweites Personalentwicklungssystem wie SuccessFactors oder das Berichtswesen in der SAP Analytics Cloud einbinden können. Dabei hat das Unternehmen auch die z. B. bei den DSAG-Technologietagen kritisierten Performance-Probleme der SCP im Blick – sieht dem Ganzen jedoch positiv entgegen: „SAP hat zugehört, und wir gehen davon aus, dass sie an den Problemen arbeiten. Dementsprechend überlegen wir, weiter in Richtung HANA und Fiori Launchpad zu gehen.“ Und eins ist damit auch klar: Langweilig wird es der IT-Abteilung sicher nicht.

Die Systemumgebung

On-Premise-Systeme

• SAP Enterprise Portal 7.5 SPS15 & TREX 7.1
• Partner-Software
• SAP Cloud Connector Version 2.11.1
• Microsoft Active Directory
• Cloud-Komponenten

Cloud-Komponenten

• SAP Cloud Platform (Environment: Neo)
• SAP Cloud Platform Portal
• SAP Identity Provider
• Microsoft Azure Active Directory

Bildnachweis: Uhlmann Pac-Systeme GmbH & Co. KG, Anna Polywka + shutterstock