Warum digitale Antragsprozesse nicht innovativ, sondern obligatorisch sind

Besonders im Zuge der Corona-Krise und den zugehörigen Kontaktbeschränkungen wurde die Notwendigkeit der Digitalisierung in vielen Bereichen einmal mehr Gewissheit. Anträge haben beispielsweise in jedem Unternehmensbereich nach wie vor eine große Bedeutung und setzen oftmals organisatorische Hürden voraus. Bildet man diese Prozesse direkt im SAP-System digital ab, spart man Zeit, Kosten und Nerven.

Nicht nur im Bewerbungsprozess, auch bei der Vergabe von Berechtigungen für ein System oder bei der Beantragung von Technik kommen Formulare zum Einsatz. Auch Urlaubsanträge werden innerhalb vieler Unternehmen mit Genehmigungsworkflows realisiert. Praktisch kann jedoch jeder Antragsprozess digital abgebildet werden.

Der Antrag als PDF oder Worddokument hat ausgedient

Verschiedene Dateiformate spielen bei Anträgen ebenfalls eine Rolle. Je nachdem, welche Software der User nutzt, kann er nur bestimmte Dateitypen überhaupt öffnen und ausfüllen. Das im Zuge von Antragsprozessen etablierte PDF-Format ist mittlerweile genauso veraltet wie ein Worddokument. Zwar sind diese Dokumente einscannbar und ggf. inklusive Texterkennung in einer Akte ablegbar – dabei werden die Daten aber nicht strukturiert in der Datenbank erfasst. Mit automatisiert erfassten Daten umgeht man diesen Schritt und kann diese auch strukturiert durchsuchen und weiterverarbeiten.

Eine ausgereifte Usability baut auf allen Seiten technische Hürden ab

Mit modernen Webapplikationen wie der CLC-PADD® S Suite+ von der CLC xinteg GmbH lassen sich die Schwierigkeiten der Antragsbearbeitung auf beiden Seiten umgehen. Webanwendungen machen sämtliche Prozesse nicht nur auf dem Desktop-PC im Browser verfügbar, sondern lassen sich ebenso „responsive“ auf jeglichem Endgerät abbilden. Eine intuitive Webanwendung verringert somit die Hard- und Softwarevoraussetzungen und macht es allen Anwendern einfacher.

Ebenso vereinfacht wird die Definition eines neuen Antragsformulars, denn die Anforderer in den einzelnen Fachbereichen können bei den Antragsmasken viel einfacher selbst bei der Konfiguration mitwirken. Das bedeutet konkret: Eine Programmierung ist nicht notwendig, nur allein die Konfiguration der Masken ist nötig. Das sorgt sowohl bei der IT-Abteilung als auch in den Fachbereichen durch die Zeitersparnis für eine merkbare Kostenreduktion.

Transparente Konfigurationsmöglichkeiten und vereinfachte Genehmigungen

Somit ist der wichtigste Vorteil dieser Webapps vor allem die universelle, selbst vorzunehmende Konfiguration. Auszufüllende Felder können genauso benannt wie gesteuert werden, um den Antragsprozess digital zu leiten. Wenn „Feld A“ ausgefüllt wird, muss im Anschluss „Feld G“ folgen. So lassen sich die Einstellungen bequem im System vornehmen und leicht auch ein komplett neues Formular generieren, was bedeutet, dass an dieser Stelle kein Entwicklungsaufwand nötig ist.

Zudem können die Antragsszenarien auf die jeweiligen Endanwendergruppen zugeschnitten werden. Ein Antrag für die Abteilung A könnte beispielsweise andere Felder enthalten als der Antrag für Abteilung B. Auch für die jeweiligen Sachbearbeiter ist eine individuelle Konfiguration von Vorteil, da nur die wirklich relevanten Informationen angezeigt werden können. Antrags- und Folgeprozesse werden somit perfekt unterstützt.

Digitale Antragsprozesse werden immer bedeutender

Neben der öffentlichen Verwaltung suchen auch Unternehmen der Wirtschaft immer gezielter nach einer Unterstützungsmöglichkeiten bei der generellen Datenerfassung. Die Ziele sind meist gleich: Die Datenqualität auf einem möglichst hohen Niveau zu gewährleisten, es dem Anwender aber gleichzeitig so leicht wie möglich zu machen, diese Daten zu erfassen. Umso größer wird dabei die Bedeutung, die Antragsprozesse mit einer direkten Anbindung ans hausinterne SAP-System zu verknüpfen und damit auch die Weiterverarbeitung der erfassten Daten zentral abzubilden.

Bildnachweis: CLC xinteg GmbH; Adobe Stock Nr. 215345463/cristalov