Flug durch den Wolkenbruch

„Über den Wolken muss die Freiheit wohl grenzenlos sein“, sang einst Reinhard Mey. Doch während des Flugs durch die Wolken kann schon mal die eine oder andere Turbulenz aufkommen, bis tatsächlich das anvisierte Ziel erreicht wird. Eine solche Reise hat auch die Fraport AG hinter sich. Die Betreibergesellschaft des Flughafens Frankfurt hat die Cloud-basierte Beschaffungslösung SAP Ariba eingeführt – und trotz angespannter Wetterlage während der Reise überzeugt das Ergebnis.

Als SAP im Jahr 2012 das amerikanische Software- und Informationstechnologie-Dienstleistungsunternehmen Ariba akquirierte, hat der Walldorfer Konzern damit sein Cloud-Portfolio erweitert. Ein Schritt, der aus Sicht von Andreas Sobe, der in der IT-Abteilung im Bereich Finance, HR-, Bau- und Projektmanagement bei Fraport AG tätig ist, durchaus nachvollziehbar ist. „Die Endanwender profitieren bei Ariba von einer neuen Technologie und einer moderneren Oberfläche. Mit drei bis vier Klicks kann eine Bestellung erzeugt werden“, sagt Andreas Sobe. Für Fraport war die Entscheidung für Ariba auch gleichzeitig der Einstieg in die Welt der SAP-Cloud-Lösungen. Wichtig war es somit, erste Erfahrungen zu sammeln, wie ein Cloud-Projekt überhaupt aufgesetzt wird, wie die Projektlaufzeit ist, wie die Kosten zu bewerten und wie verlässlich die Aussagen von SAP hinsichtlich der tatsächlichen Umsetzungsmöglichkeiten sind.

Ariba ist nicht SAP

Für die IT war der Weg von der offenen Partnerschnittstelle Enterprise Buyer Professional (SAP SRM-EBP) herausfordernd. „Ariba ist eben nicht ‚klassisches‘ SAP. Die Technologie ist ganz anders“, erläutert der Experte. So gibt es z. B. kein Transportwesen im eigentlichen Sinn mehr. Die Transaktionen, die aus der SAP-Erfahrung bekannt sind, existieren in Ariba nicht. „Wir mussten uns in ein komplett neues System einarbeiten. Es hat viel Zeit gekostet zu verstehen, wie dieses System funktioniert“, beschreibt Andreas Sobe eine Herausforderung. Eingesetzt wird die Cloud-Lösung für wiederkehrende Bedarfe wie Büromaterial, Arbeitsschutzkleidung und persönliche Schutzausrüstung, um den Beschaffungsvorgang zu vereinfachen und Prozesskosten zu minimieren.

Nachjustierung notwendig

Doch bevor die ca. 300 User, die aktuell mit der Lösung arbeiten, überhaupt starten konnten, wurde zunächst ein Workshop aufgesetzt um herauszufinden, ob Ariba tatsächlich die Funktionalitäten abbilden kann, die Fraport in SRM-EBP bis dato zur Verfügung standen. „Hier gab es leider nach Vertragsunterzeichnung Überraschungen, weil bestimmte Funktionalitäten doch nicht in Ariba verfügbar waren“, so Andreas Sobe. Und anders als bei einer On-Premise-Lösung kann die Fraport-IT diese in der Cloud nicht einfach selbst entwickeln.

Ein Beispiel ist die Budget-Prüfung. Bei dieser legt der Mitarbeitende eine Bestellung an und kontiert sie auf eine Kostenstelle. Für die bisherige On-Premise-Lösung hatte Fraport eine Zusatzentwicklung im Supplier-Relationship-Management-Umfeld, sodass jedem User pro Jahr und pro Kostenstelle ein Budget zur Verfügung stand. Im Ariba-Standard ist jedoch vorgesehen, dass alle Kostenstellen und ihre Verantwortlichen repliziert werden. „Dementsprechend müssen auch alle kostenstellenverantwortlichen SAP-User in Ariba angelegt werden, und es gibt einen Workflow, über den jede Bestellung freigegeben werden muss“, so Andreas Sobe. Die vorher vereinbarte Kostenstellenprüfung musste schließlich aufwendig auf Ariba-Seite nachgezogen werden, was über sechs Monate in Anspruch nahm. Somit dauerte es insgesamt etwa ein Jahr, bis die Funktionalitäten, die vorher verfügbar waren, auch in Ariba vorlagen.

Einbindung in bestehende Einkaufslandschaft

Und auch was die Schnittstelle zum SAP ERP ECC 6.0 anbelangt, lief nicht von Anfang an alles reibungslos. Die Anbindung erfolgte über das Tool-Set SAP Process Orchestration (SAP PO) und läuft mittlerweile stabil. „Doch jetzt komme ich wieder zu dem Punkt, dass Ariba eben nicht SAP ist“, sagt Andreas Sobe. Es gibt bei Ariba z. B. keine IDOCS für die Kommunikation zu anderen Systemen. Stattdessen setzt die Cloud-Lösung auf CSV-Dateien. Dementsprechend werden zwischen Ariba und dem Backend-System CSV-Dateien ausgetauscht. Wenn hier ein Fehler existiert, muss die Ursache gefunden, behoben und anschließend in beiden Systemen geschaut werden, wie die CSV-Dateien wieder zusammenpassen. Somit gestaltete sich die Einbindung in die bestehende Einkaufslandschaft schwierig. „Es gibt Standard-Reports, die ins Backend-System importiert werden können, aber diese müssen noch angepasst werden. Auch das verursacht Aufwand“, erläutert Andreas Sobe.

Aufwendig sei auch die Kommunikation gewesen. „Das Ariba-Team war nicht das SAP-Team. Ariba ist anders aufgestellt. Die Kommunikation war gewöhnungsbedürftig und nicht so stark auf Deutschland ausgerichtet“, beschreibt Andreas Sobe. Die Ansprechpartner saßen in Prag und kommuniziert wurde in englischer Sprache

Angekommen in der Cloud

Was den Support anbelangt, wurde seitens des Software-Herstellers bereits einiges getan, wie das Ariba-Personal aufgestockt. Zudem wurde funktional bei Fraport nachgebessert, sodass nun weniger Differenzen zum bisherigen EBP vorhanden sind. Dementsprechend zufrieden ist man inzwischen auch mit der Cloud-Lösung. „Wir haben jetzt eine Lösung, die der vorherigen funktional in nichts nachsteht, aber dank einer moderneren Oberfläche benutzerfreundlicher ist“, ordnet Andreas Sobe ein. Als konkreten Nutzen benennt er, dass die Anwender nun durch Direktbestellungen vom Bedarfsträger Zeit sparen und so die Prozesskosten minimiert würden. Und auch die Resonanz des Fachbereichs fällt weitestgehend positiv aus. Neben der modernen Oberfläche überzeugt die Fachkollegen vor allem, dass nun der Bestellprozess mit einem einzigen System durchgeführt wird und nicht wie zuvor über das E-Procurement-System SAP Enterprise Buyer Professional und die Kataloglösung Catbuy. Wenngleich der Ariba-Flug also nicht ganz ohne Turbulenzen verlaufen ist und die Landung in den Wolken leicht verspätet war, so ist sie aus Sicht des Unternehmens dennoch geglückt. Und wer weiß, vielleicht begeben sich bald noch andere Fraport-Flieger auf die Suche nach der grenzenlosen Freiheit über den Wolken …

Bildnachweis: Fraport AG, Unsplash + Fraport AG