Analysiert auf einen Klick

Die digitale Transformation zwingt immer mehr Unternehmen zum Handeln – und zwar vorausschauend. Die Folge: Analysen und Reportings gewinnen an Bedeutung, um dem Wettbewerb standhalten zu können. So auch bei dem Groß- und Einzelhändler für die Duty-free-Branche Gebr. Heinemann. Weil die bisherigen Mittel zur Auswertung jedoch nicht alle Anforderungen des Business erfüllten, setzt das Unternehmen für die Zukunft auf BW/4HANA und die SAP Analytics Cloud.

Wer einen Blick in die europäische Handelsgeschichte wirft, kommt um die Gebr. Heinemann SE & Co. KG nicht herum. Das familiengeführte Unternehmen steht in Europa seit 1879 für erfolgreichen Einzelhandel und tragfähige Distribution. Damit das so bleibt, müssen sich Strukturen immer wieder verändern – so wie erst kürzlich in Hamburg geschehen. Die neue Firmenstruktur, bei der u. a. das Großhandels- und Einzelhandelsgeschäft auf Leitungsebene zusammengeführt und eine neue Regionalstruktur etabliert wurden, soll weiteres Wachstum in den globalen Märkten vorantreiben.

Ausrichtung als Business-IT

„Verbunden mit der Umstrukturierung müssen auch wir uns als IT stärker in Richtung Business-IT ausrichten, um im dynamischen Umfeld der Fachbereiche schneller agieren zu können“, erläutert Carsten Ludewig, Team Leader Business Intelligence bei Gebr. Heinemann, die aktuellen Herausforderungen, denen er und sein Team sich stellen müssen. Damit verbunden sei auch, dass innerhalb seines Teams einerseits neue Skills aufgebaut werden müssten. „Andererseits benötigen wir neue Tools, um den Anforderungen gerecht werden zu können“, so Carsten Ludewig.

Im Kontext der Business Intelligence (BI) bedeutete dies, dass die Basis für Reportings und Analysen verbessert bzw. erneuert werden musste. Im Rahmen einer BI-Frontend-Strategie wurde gemeinsam mit dem Business definiert, dass künftig Ad-hoc-Analysen, analytische Berichte, Berichtsversand, standardisierte Berichte, Dashboards und Visualisierung sowie mobiles Reporting und Self-Service-Funktionen gegeben sein müssen. „Zudem sollte es möglich sein, größere Datenmengen auszuwerten und die Antwortzeiten zu reduzieren“, erläutert Carsten Ludewig einige Kriterien des Business.

SAP Analytics Cloud für das Frontend

Im Backend wird noch bis Ende 2020 SAP Business Warehouse 7.4 für den Betrieb und Support der bisherigen Reporting-Landschaft eingesetzt. Für die Zukunft setzt das Unternehmen jedoch auf die neue Data-Warehouse-Lösung BW/4HANA (siehe Glossar). Die Veränderung in Richtung HANA-Datenbank hatte direkte Auswirkungen auf die verwendeten Tools im Frontend. „Im Frontend setzen wir die SAP Analytics Cloud (SAC) zur Datenvisualisierung und als Self-Service-Lösung ein“, erläutert Carsten Ludewig. Der Fachbereich kann inzwischen selbst Daten zusammenführen und visualisieren. Für Planung und vorausschauende Analysen wird die SAC (siehe Glossar) bisher allerdings noch nicht eingesetzt. „Wir wollen diese relativ ‚jungen‘ Features erst einmal in überschaubaren Szenarien testen“, so der IT-Experte. Aktuell wird die SAC in der Zentrale in Hamburg und für den Standort in Singapur erprobt. Es wird ein Management-Reporting mit der Cloud-Lösung und BW/4HANA realisiert.

Außer der IT arbeiten zurzeit zehn User mit den neuen Lösungen. Auf Business-Seite werden im Business-Intelligence-Anforderungs-Management derzeit noch weitere Szenarien und Use Cases getestet. Bei Erfolg der Tests könnte die Lösung weiter ausgerollt werden. Allerdings müssten dazu aus Sicht des Unternehmens zunächst die Lizenzen für die SAP BusinessObjects Platform in SAP-Analytics-Cloud-Lizenzen umwandelbar sein.

Lizenzthematik als Hemmschuh

Generell ist das Thema Lizenzen derzeit noch ein Hemmschuh. So möchte Gebr. Heinemann z. B. das Analyse-Tool Analysis for Office künftig nicht mehr im BusinessObjects-, sondern im SAC-Umfeld lizenzieren. Derzeit sei dies aber nicht reibungslos möglich, da gewisse Features noch nicht verfügbar seien. „Wir behalten also BO-Lizenzen und kaufen neue SAC-Lizenzen hinzu. Hier muss dem Business erst der Mehrwert deutlich gemacht werden“, sagt Carsten Ludewig. „Bei Reportings und Dashboarding sind die Kosten pro User und Monat noch überschaubar. Teuer wird es, wenn wir von weiteren Features wie Planung und Predictive-Funktionen sprechen.“ Deshalb müsse man hier ganz genau prüfen, wie viele User benötigt werden und für was die Lösung konkret eingesetzt werden soll.

Baustelle: Zugriff auf Daten im Backend

„Die SAC ist sehr stark beim Arbeiten mit Daten, welche in die Cloud repliziert wurden. Bei der Interaktion mit den Backend-Systemen (Live-Connection) gibt es noch Defizite“, erläutert Carsten Ludewig. Hier müssen die Experten die Daten zurzeit noch manuell hochladen und aktualisieren. Gleichermaßen fehlt es an der Möglichkeit, Ist-Werte aus Backend-Systemen als Referenz zu integrieren. „Das wünschen wir uns für die Zukunft einfacher“, so der Team Leader Business Intelligence. Für die SAC spricht aus Sicht der IT-Experten jedoch schon heute, dass sich Dashboards schnell bauen lassen, wenn die entsprechende Datengrundlage steht. „Mit der SAC können offene Anforderungen des Fachbereichs hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit umgesetzt werden. Berichte können mit Bordmitteln verändert und individualisiert werden“, erläutert Carsten Ludewig. Attraktiv ist die SAC für sein Unternehmen auch, weil sie ein flexibles Arbeiten mit externen Daten ermöglicht. „Ich kann Daten als CSV- oder Excel-Dateien in die SAC laden, mit SAP-Daten zusammenführen, selbst analysieren und visualisieren. Das ist ein wesentlicher Mehrwert für unseren Fachbereich“, so Carsten Ludewig. Zudem sei das Look-and-feel modern und auch technisch weniger versierte Mitarbeitende könnten mit der SAC gut arbeiten.

DSAG als Informationsquelle

Was die noch offenen Punkte wie Lizenzen und den Zugriff auf Daten im Backend anbelangt, so hofft Carsten Ludewig auch auf die Unterstützung der DSAG. Denn die Interessenvertretung empfand der Team Leader Business Intelligence bei der BW/4HANA- und SAC-Einführung als sehr hilfreich: „Wir haben mit vielen anderen Kunden gesprochen – u. a. über die Frage: Was mache ich jetzt noch in Business­Objects und was in der SAP Analytics Cloud?“ Außerdem sei die DSAG als kritische Stimme und Einflussnahmekanal auf SAP äußerst wertvoll. Von der DSAG erhofft er sich daher auch wichtige Impulse für die Diskussionen mit SAP hinsichtlich der Themen SAC-Integration und Stammdaten.

Bildnachweis: Gebr. Heinemann SE & Co. KG