Gut gekleidet mit der Cloud

Ob Firmenlauf-Shirts für mehrere Tausend Teilnehmende, Corporate-Workwear oder Fashion-Bekleidung für den Messestand: Die Chancen stehen gut, dass das Outfit von der DEE GmbH kommt. Mit seinen individualisierbaren Produkten im B2B-Bereich gehört das Unternehmen aus dem baden-württembergischen Böhmenkirch mittlerweile zu den Großen der Branche. Dafür sorgen auch Weitblick und Fortschritt: So geschehen bei der IT-Infrastruktur, die seit 2018 auf S/4HANA Cloud setzt.

Christian Mader, Chief Financial Officer (CFO) der DEE GmbH

Wer individuell gestaltete Textilien im Unternehmens-Design für Beruf, Sport oder Alltag braucht, hat bei DEE die Qual der Wahl. Und die zahlt sich aus: Auf der einen Seite für die inzwischen über 5.000 aktiven Kunden, die exakt das bekommen, was sie sich wünschen. Und andererseits für den Work-, Sports- und Corporate-Wear-Spezialisten, der durch smarte Übernahmen sein Portfolio erfolgreich zukunftsfähig ausgebaut hat. Einziges Manko: Das alte IT-System konnte mit der Wachstumsstrategie nicht mehr mithalten.

Mit dem neuesten Trend laufen

Bis Anfang 2018 war die IT-Infrastruktur von DEE relativ einfach gestrickt, wie Chief Financial Officer (CFO) Christian Mader berichtet: „Wir nutzten ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) für den Vertrieb sowie ein unabhängiges, durch Akquisition geerbtes Enterprise Resource Planning (ERP). Es war unmöglich, relevante Informationen wie Kennzahlen aus dem ERP-System zu bekommen. Darüber hinaus sollte der Support für die seit drei Jahrzehnten genutzte Software auslaufen.“ Insgesamt also wenig Spielraum, um das Geschäft in Zukunft weiter effizient am Laufen zu halten.

Digitale Freiheit

Zu den Anforderungen zählte nicht nur eine Electronic-Data-Interchange-Anbindung (EDI) für eine effiziente Abwicklung der über 6.000 aktiven Kunden jährlich, sondern auch die Integration der neuen Produkt- und Kundenstammdaten aus der Übernahme eines anderen Unternehmens. Zur Veranschaulichung: Zu den Kunden des im schwäbischen Böhmenkirch und in München ansässigen Unternehmens zählen mittlerweile u. a. 10.000 Unternehmen, darunter 28 der 30 DAX-Unternehmen – und sie alle lassen ihre Wunschprodukte 100 Prozent individuell designen und fertigen.

„Natürlich wünschten wir uns auch ein einfach bedienbares System, das wir durchgängig digital nutzen können – eine ansprechende Visibility inklusive“, ergänzt der Chief Financial Officer. Nachdem die Textilexperten insgesamt drei Lösungen genau unter die Lupe genommen hatten, fiel schnell die Entscheidung für S/4HANA als Cloud-Lösung. „Pragmatisch, innovativ und mit einer bis dato unbekannten Freiheit, einfach mobil über den Browser und ohne Virtual Private Network (VPN) ins Netz gehen zu können, das ist einmalig gut“, freut sich Christian Mader über die Entscheidung für die Cloud-Lösung.

Alle Kennzahlen mit einem Klick im Blick: Bei der DEE GmbH lassen sich Fragen nach Lieferungen, Warenausgängen, Umsatz oder Marge heute innerhalb von Sekunden beantworten – mit minutenaktuellen Daten und grafisch übersichtlich dargestellt.

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Wie aus dem Lehrbuch

Einmalig ist auch der Zeitraum von der Entscheidungsfindung bis zum Go-live. Im Frühjahr 2018 gestartet, ging S/4HANA Cloud bereits zum 1. Juli 2018 in den Praxisbetrieb. Zunächst führten die Bekleidungsprofis die S/4HANA-Module Warenwirtschaft (Procure2Pay) und anschließend Absatzverwaltung (Order2Cash) ein. Zum 1. Januar 2019 folgte dann das Core-Finance-Modul, im Sommer 2019 richteten sie ein platzgeführtes Lager ein. „Seitdem weiß das System genau, welche Ware mit welchem Bestand in welcher Kiste im Lager liegt, und der Mitarbeitende bekommt bei der Kommissionierung den schnellsten Weg für jede Packliste angezeigt“, so Christian Mader.

Mitarbeitende „fit-to-Standard“ machen

Dass Umstellung und Neueinführung so reibungslos liefen, verdanken die Böhmenkircher auch einem anwendernahen Projekt-Management. Hier wurden Key-User und andere Nutzer aus Einkauf, Logistik, Sales und Finance von Anfang an ins Projekt eingebunden und somit effizient an die neue Lösung herangeführt. „Wesentlich war für uns dabei immer die Frage: Was wollen und brauchen unsere Mitarbeitenden an DEE-spezifischen Prozessen? Und wie kriegen wir die Prozesse klar, stabil und einfach hin, auch über mehrere Geschäftseinheiten, damit Buchhalter A im Notfall auch schnell die Arbeit von Buchhalter B erledigen kann?“, erklärt der CFO.

Dafür nutzte DEE die Implementierungsmethode „innovagil“. Bei dieser agilen Vorgehensweise, die auf SAP Activate basiert, laufen mehrere Projektphasen – Konfiguration, Deltaermittlung, Migration und Tests – parallel. Die einzelnen Aufgaben werden in Sprints bearbeitet, getestet und abgeschlossen. Zusätzlich tauschen sich die Projektmitglieder mehrmals wöchentlich über den aktuellen Status aus, sodass maximale Transparenz und Flexibilität gegeben sind.

Als einziger All-in-One-Anbieter deckt das Sortiment der DEE GmbH die drei Bereiche Sport, Fashion und Workwear ab.

Keine Zeit vergeuden

Auftretende Probleme wurden auf dieselbe Art und Weise angegangen: Nicht lange aufhalten, sondern rasch lösen. Beispielsweise waren die ca. 10.000 Stücklisten im eingekauften Altsystem nicht durchgängig korrekt abgebildet. „Wir haben Standardartikel wie etwa Reißverschlüsse, von welchen wir je nach Modell und Konfektionsgröße unterschiedliche Längen benötigen. In den Stücklisten enthalten war allerdings nur die Standardlänge, sodass eine spezifische Analyse des Bestands und Verbrauchs unterschiedlicher Größen nicht möglich war“, erinnert sich Christian Mader. Dieses Problem ließ sich nur lösen, indem die Verantwortlichen bei DEE die Daten alle noch einmal händisch durchgesehen haben. „Das hat zeitlich und personell aufgehalten. Aber das kann bei dem straffen Zeitplan bei einer Migration in die Cloud nun einmal passieren“, blickt er zurück.

Luft nach oben gibt’s immer

Andererseits haben frühe Anwender wie DEE dadurch Gelegenheit, Einfluss zu nehmen – und Prozesse so zu gestalten, wie sie dem eigenen Unternehmen und infolgedessen vielleicht auch anderen am besten dienen. So geschehen etwa bei den Kundenformularen: Hier fehlten teils kunden- und projektspezifische Nummern, ein individuell angepasster Dokumentenversand war also nicht möglich. „Das wurde aber schnell gelöst, und wir arbeiten inzwischen reibungslos und vollständig digital“, fasst Christian Mader als einer der frühen Anwender von S/4HANA die Problemstellung und -lösung zusammen. „Versuchskaninchen zu sein, kann auch Vorteile haben.“s

Digitalisierung spart viel Zeit und Personaleinsatz

Die digitale neue Arbeitsumgebung bei DEE freut den CFO heute am meisten: „Sobald ich das System starte, und das geschieht meistens via Klick auf die App auf meinem Tablet, sehe ich meinen Lieblings-Screen: das SAP Fiori Launchpad. Hier werden mir alle wichtigen Kennzahlen wie z.B. Umsatz und Margen auf einen Blick angezeigt. Von dort aus kann ich ebenfalls schnell und einfach in alle für meinen Aufgabenbereich erforderlichen Apps springen und die End-to-End-Prozesse im Blick behalten“, fasst Christian Mader zusammen.

Digitales Mindset etabliert

Und er ist überzeugt: Erst seitdem sein Unternehmen S/4HANA in der Cloud nutzt, ist aus dem Fashion-Spezialisten ein digitales Unternehmen geworden. Apps wie eine flexible Umsatzanalyse oder selbst konfigurierte Fiori-Anwendungen werden untereinander geteilt, Lesezeichen fix versendet, und anstelle von Papier werden nur noch Links verschickt: „Wir leben den Begriff Echtzeit-Information und sparen Zeit und Geld beim Ressourceneinsatz, egal ob Papier, Toner oder Mitarbeitende“, sagt der CFO. Zudem ist die neue Cloud-Lösung inzwischen so gut im Unternehmen angekommen und intuitiv erlernbar, „dass Schulungen schnell und ressourcenschonend von erfahrenen Mitarbeitenden intern übernommen werden können, auch wenn wir ein vergleichsweise kleines Unternehmen sind.“

Das im schwäbischen Böhmenkirch und München ansässige Unternehmen agiert seit über 40 Jahren in der Branche und hat sich als Premiummarke für B2B-Kunden etabliert.

Zwei statt 17 Klicks

Zufrieden sind inzwischen auch alle anderen Mitarbeitenden, die nach einer ersten Umgewöhnung die neue Cloud-Lösung sehr zu schätzen wissen. „Viele Nutzer fanden SAP zunächst langsam, weil der Browser nicht sofort den gewünschten Report anzeigt, sondern wenige Momente lädt“, erinnert sich Christian Mader. „Sie mussten erst verstehen, dass im Vergleich zum Laden einer ‚normalen‘ Webseite bei der Arbeit mit SAP eine riesige Datenbank verknüpft ist, die nun mal kurz Zeit benötigt, um alle Daten von Kunden, Produkten etc. zu verknüpfen, Berechnungen anzustellen und optisch aufbereitet darzustellen.“ Seitdem spätestens aber ist das Thema Cloud bei DEE gesetzt, so dass auch Microsoft Office sowie die Non-SAP-HR- und -Storage-Lösung allesamt in der Cloud laufen.

Bildnachweis: DEE GmbH, Daniella Winkler + iStock + flaticon