Steigbügel für S/4HANA-Projekte

Das Informationsangebot zur Unterstützung beim Übergang nach S/4HANA ist groß. Aber aus den Tiefen des Internet und den SAP-Bibliotheken die zielführenden Blogs herauszufiltern, ist mühsam. Das SAP Enterprise Support Advisory Council hilft dabei, ein Conversion-Projekt zielgerichtet zu planen und in die richtigen Bahnen zu lenken.

Jan Schuback, Information Technology, Competence Center ERP und Senior IT-Architect bei der Drägerwerk AG & Co. KGaA

Die Ankündigung von SAP, mit S/4­HANA ein neues Produkt als Nachfolger der Business Suite auf den Markt zu bringen, erreichte die Drägerwerk AG & Co. KGaA zu einem Zeitpunkt, als mit einem Konsolidierungsprojekt Geschäftsprozesse und ERP-Systeme gerade auf ein SAP-System zusammengeführt worden waren. „Unter diesen Voraussetzungen haben wir dann ein Projekt gestartet, das uns zeigen sollte, wie Dräger zu S/4HANA gehen will“, erinnert sich Jan Schu­back, Information Technology, Competence Center ERP und Senior IT-Architect bei Dräger.

Es gab intensive Diskussionen über alle Unternehmensebenen, wie Dräger zu einem „Next Generation-ERP“ kommen wird. Interessant dabei: Auf viele Herausforderungen, die das Team um Jan Schuback in Evaluations-Workshops ermittelt hatte, war S/4HANA nicht die Antwort. „Wir müssen Prozesse und Abläufe, an die wir uns über lange Zeit gewöhnt haben, ändern, schlanker und effizienter machen. S/4HANA bringt neue Möglichkeiten, aber die bekannten Baustellen im System sind unsere Hausaufgabe“, erzählt Jan Schuback. Ein weiteres Beispiel ist der Bereich Zoll und Export. Seit Jahr und Tag im R/3 für Dräger ausreichend abgewickelt, wird es ihn in S/4HANA so nicht mehr geben. Für Dräger bedeutet das den Umstieg auf SAP Global Trade Services.

Vorbereitung ist eine Durststrecke

Auf Kurs bringt Dräger das S/4HANA-Projekt mit einer System-Conversion. Die neuen Möglichkeiten, die notwendigen Anpassungen (Simplifications) und die Umgestaltungen komplizierter Funktionalitäten im aktuellen System wurden in einer Roadmap geplant. Zum Zeitpunkt der S/4HANA-Conversion sollen möglichst wenige Veränderungen gleichzeitig live gehen, um das Risiko von Fehlern und Unsicherheiten bei den Anwendern zu verringern. Die weltweit über 5.000 Anwender bei Dräger sollen möglichst störungsfrei in die neue S/4­HANA-Welt starten. So werden notwendige Anpassungen bereits vorher umgesetzt oder für die Zeit nach dem Umstieg geplant. Vor dem eigentlichen Umstieg fallen größtenteils Projekte an, bei denen viel aufgeräumt und vorbereitet werden muss. Die Projekte kommen dann erst mit höherem Business-Nutzen durch den Einsatz von S/4HANA.

Ungeachtet der Herausforderungen ist die Lösung für Jan Schuback die Grundlage für das ERP-System der Zukunft und soll deutlich vor 2025 live gehen.. „Wir wissen, dass S/4HANA uns helfen wird, bessere und flexiblere ERP-Prozesse im Unternehmen zu eta­blieren. Daher machen wir uns gemeinsam mit Business und IT auf den Weg“, so Jan Schuback.

Netzwerken unter den Mitgliedern bringt die Lösung

So wurde eine High-Level-Roadmap mit allen notwendigen Projekten für den S/4HANA-Umstieg erstellt. „Zum Readiness-Check, zum Umgang mit dem Coding und all den weiteren wichtigen Themen gibt es unzählige Blogs. Aber uns war kein Programm bekannt, das bei einem Umstiegsprojekt durch die einzelnen Bereiche führt, auf die relevanten Schritte hinweist oder auch mögliche Stolperfallen aufzeigt“, erinnert sich Jan Schuback. Demzufolge ging das Projekt-Team mit hohen Erwartungen in die Zusammenarbeit mit SAP Consulting. „Unsere Vorstellung, die notwendigen Tasks kurz vorgestellt zu bekommen, hier und dort mal reinzuschauen, mal anderthalb, mal zwei Tage das neue System kennenzulernen, einzelne vorkonfigurierte Module und die Tools anzuschauen, ließ sich nicht so umsetzen, wie wir uns das vorgestellt hatten“, erzählt Jan Schuback. Die Lösung fand sich dann auf einem DSAG-Thementag „S/4HANA-Conversion“. Dort wurde Jan Schuback beim „Netzwerken“ auf das SAP Enterprise Support Advisory Council aufmerksam gemacht.

Die Drägerwerk AG & Co. KGaA entwickelt, produziert und vertreibt Geräte und Systeme in den Bereichen Medizin- und Sicherheitstechnik.

Standardangebote kompakt kombiniert

Positiv an dem Programm zur Unterstützung eines Umstiegs auf S/4HANA war für das Team um Jan Schuback das Angebot von acht Prozessschritten, die bei der Vorbereitung des Projekts unterstützen konnten. Dazu gehört u. a. der Readiness-Check. „Das ist ein Standardangebot von SAP für eigentlich jedes Projekt. Sozusagen ein Pflichtdokument für jede S/4HANA-Conversion“, weiß Jan Schuback. Dabei geht es z. B. um den Datenbank-Check, die Prüfung der kundeneigenen Entwicklungen, um Schnittstellen, Business-Warehouse-Extraktoren, die Analyse von Add-ons, die aktualisiert werden müssen, und vieles mehr. Diese Schritte sind auch fester Bestandteil des bekannten S/4HANA-Movement-Programms.

Das Beispiel zeigt: Das Programm, vom SAP Enterprise Support Advisory Council im letzten Jahr mit den beteiligten Anwendern entwickelt und pilotiert, ist eine Art „Steigbügel“ für eine S/4HANA-Conversion, das zu absolvierende Abläufe vorschlägt und detailliert darstellt. „Alles was wir in dem Zusammenhang gemacht haben, hätten wir auch ohne das Programm machen können. Aber wir mussten die einzelnen Schritte und den idealen Ablauf nicht mühsam in Eigenregie aus den Tiefen des Internet und der SAP-Bibliotheken zusammensuchen“, erläutert Jan Schuback.

Antworten auf viele Fragen

Der IT-Architekt und sein Team wurden durch den exemplarischen Plan geführt, lernten die notwendigen Schritte kennen, wie z. B. den damals ganz neuen Readiness-Check 2.0, das ABAP-Test-Cockpit oder Clean-up-Maßnahmen inklusive der jeweiligen Hilfsmittel, wie z. B. Services und Hilfestellungen, und wo diese abgerufen werden können. „Gerade bei einer Conversion findet sich z. B. in den hauptsächlich älteren zu konvertierenden Systemen in der Regel einiges an Datenmüll, der vielleicht den Prozess behindert“, berichtet Jan Schu­back. Dafür bietet das Programm z. B. spezifische Clean-up-Maßnahmen, um die notwendigen Schritte vorbereiten zu können.

Darüber hinaus lassen sich gezielt weitere Fragen beantworten, die für ein Conversion-Projektteam wichtig sind: Mit welcher Business-Downtime und welcher Freeze-Zeit, in der das System nicht entscheidend weiterentwickelt werden kann, muss ich rechnen? Auch dazu finden sich im Angebot des SAP Enterprise Support Antworten und Vorschläge.

Über acht Webinare zum Projekt

Die Inhalte werden den Teilnehmern über eine Strecke von acht Webinaren zu den unterschiedlichsten Themen vermittelt (siehe Kasten). Die Webinare waren jeweils auf acht bis neun Kunden ausgelegt. Bei der Betreuung durch die engagierten Enterprise Support Advisor konnten Fragen gestellt und bei Bedarf tiefergehende Webinare aus der Enterprise-Support-Academy dazu gebucht werden.

Nach Abschluss des Enterprise Support Advisory Council stehen die Webinare im SAP Learning HUB zur Verfügung. Hier finden sich in der „S/4 HANA on Premise Value Map“ noch viele weitere hilfreiche Informationen. So stehen z. B. SAP-Experten für Nachfragen (Request a Call) zur Verfügung.

„Ich kann nur jedem Enterprise-Support-Kunden, der jetzt in der Programmplanung ist und sich mit diesen Themen beschäftigt, empfehlen, sich die für ihn relevanten Webinare anzuhören“, gibt Jan Schuback interessierten Projektleitern mit auf den Weg. Zudem ist das Programm für den IT-Architekten gelebte DSAG-Mentalität im besten Sinne: Gebündelte Informationen und Erfahrungen möglichst vieler Leute zusammenbringen und weitergeben.

Bei aller Zustimmung zum Programm und seinem Nutzen darf eine Schwachstelle nicht unerwähnt bleiben. Verbesserungswürdig bleibt der „Übergang“ vom Enterprise Support zu weiterführenden Consulting-Leistungen. Offensichtlich, so der Eindruck von Jan Schu­back, ist auch die Beratung noch nicht so vertraut mit den Informationsangeboten des Enterprise Supports, dass ein reibungsloser Übergang aus dem Programm in die weiterführende Unterstützung bei entsprechenden Projekten an der Tagesordnung wäre. Hier würde sich durch eine stärkere Zusammenarbeit zwischen SAP Consulting und den Programmverantwortlichen noch der eine oder andere zusätzliche Mehrwert für die Kunden heben lassen. Aber was nicht ist, kann ja noch werden.

Bildnachweis: Drägerwerk AG & Co. KGaA