Brillante Basisdaten

Die Hirschmann Automotive GmbH entwickelt und produziert seit über 60 Jahren elektromechanische Baugruppen und Komponenten für die Automobilindustrie mit Spezialisierung auf kundenspezifische Steckverbindungen, Kabel-Assemblies und Sensorsysteme. Für die ca. 200.000 Artikel, die an sieben Produktionsstandorten weltweit hergestellt werden, müssen die Stammdaten in allen Systemen korrekt erfasst, hoch verfügbar und nachvollziehbar sein. Deshalb führte der Automobilzulieferer aus dem österreichischen Vorarlberg in nur sechs Monaten SAP Master Data Governance (MDG) ein und ist damit für die S/4HANA-Zukunft ebenfalls gut aufgestellt.

Mit Datenmassen kämpfen heute alle Unternehmen. Besonders kritisch ist das Thema Stammdaten-Management aber für diejenigen, die aus rechtlichen Gründen dazu verpflichtet sind, lückenlose Transparenz und Rückverfolgbarkeit sicherzustellen. Fest steht, dass Automobilzulieferer und Hersteller elektronischer Produkte hier ganz vorne mit in der Liga spielen. „Unsere größten Herausforderungen sind aktuell die Umstellung auf hochautomatisierte Prozesse sowie Maschinenintegration, Digitalisierung und natürlich Rückverfolgbarkeit“, erläutert Nicole Niegelhell, Digitalization Manager & Master Data Governor beim österreichischen Automobilzulieferer. Seit 2018 ist sie für das Thema Data Governance und Stammdaten zuständig und sagt: „Saubere Stammdaten waren und sind unsere größte Aufgabe. Genauso groß war nur die Frage, wie wir diese in den Griff bekommen.“

Mit dem Erfolg kam die Datenflut

Mit der in den Zweitausenderjahren eingeleiteten Internationalisierungsoffensive wuchs Hirschmann Automotive mit seinen Produkten kontinuierlich und knackte 2019 erstmalig die 400-Millionen-Euro-Marke. Entscheidend dazu beigetragen haben maßgeschneiderte Kundenlösungen für namhafte Originalteilehersteller (Original Equipment Manufacturers – OEM) und Zulieferer sowie innovative Produkte, u. a. für Digitalisierung und autonomes Fahren. Parallel dazu stiegen und steigen die Anforderungen an Fachabteilungen und IT. Denn hinter all diesen Begriffen stecken hochkomplexe Produkte, die zahlreiche Produktionsschritte und sehr viele Freigabeprozesse mit den Kunden nach sich ziehen, bevor eine finale Freigabe erfolgt.

„Das alles ist dringend erforderlich, denn brennt eine Steckverbindung eines Kabelbaums in einem Kfz durch oder kommt es zu einem Unfall, muss lückenlos nachvollziehbar sein, woher das Produkt stammte, auch um eine Rückrufaktion in die Wege zu leiten“, erklärt die SAP-Stammdaten-Expertin. „Bis ein Produkt von Hirschmann Automotive beim Kunden landet, hat es also diverse Zertifizierungsprozesse, Prüfungen und ISO-Norm-Vergaben sowie interne und externe Audits durch unsere Rechtsabteilung hinter sich.“ Nun sollen vor allem Investitionen in Digitalisierung und Automatisierung für verkürzte Durchlaufzeiten, höhere Produktivität, Qualitätssteigerung sowie einen höheren Flexibilitätsgrad sorgen – und die wichtige Transformation zur innovativen Smart Factory unterstützen, die in den kommenden drei Jahren in allen Werken erfolgen wird.

SAP-Stammdatenwelt braucht viele Felder

Groß war der Bedarf an sauberen und rückverfolgbaren Stammdaten allemal, denn neben dem schnellen Unternehmenswachstum erschwerte der Faktor Mensch eine saubere Stammdatenwelt: „Viel zu viele Mitarbeitende waren befugt, Daten einzupflegen. Außerdem gab es keine verbindlichen Regeln oder Vorgaben, so dass Daten manchmal einfach irgendwo nach bestem Wissen und Gewissen eingetragen wurden, ohne Blick für das große Ganze“, erklärt Nicole Niegelhell den Missstand. „Konkret wurden z. B. nicht alle benötigten Felder ausgefüllt oder nicht korrekt. Ein Beispiel dafür ist die Zolltarifnummer, die für unseren Export sehr wichtig ist. Werden die vielen Felder in der SAP-Stammdatenwelt nicht korrekt befüllt, ist der Prozess danach blockiert.“ Auch das Thema Gewicht war problembehaftet und die Felder nur lückenhaft ausgefüllt, obwohl diese Information von großer Bedeutung ist für Einlagerung, Versand, Transport und Transportkosten.

Der Druck war groß

„2019 begannen wir, die Master-Data-Strategie inklusive Risikoanalyse zu erarbeiten und zu definieren, 2020 schrieben wir das Lastenheft und führten die Software- und Werkzeuganalyse durch. Im September 2020 starteten wir dann mit dem Piloten ERSA (Ersatzteile), den wir im Januar 2021 in allen Werken erfolgreich abschlossen, dies vor allem dank eines Best-Practices-Beispiels mit fünf definierten Workflow-Vorlagen“, erzählt Nicole Niegelhell. Wichtig war dabei, sowohl im SAP-Standard zu bleiben als auch für die S/4HANA-Welt gut vorbereitet zu sein. Ohne größere Probleme wurden im Pilotprojekt etwa 2.000 Materialien mit SAP MDG angelegt. „Ein Grund für den reibungslosen Ablauf sind sicher die vielen Vorbelegungen der Felder, denn dadurch passieren weniger Fehler, die Datensätze sind vollständig und die Mitarbeitenden müssen insgesamt weniger Daten pflegen“, fasst sie die vielen Vorteile zusammen.

Pflichten sauber definieren

Gemeinsam mit der IT-Abteilung wurden parallel das Rollenkonzept, das Customizing und die Regelwerke (Business Rule Framework – BRF) erarbeitet. „Uns war es wichtig, von Beginn an klar zu definieren, wer wofür zuständig ist, also gemeinsam herauszuarbeiten, wie die Prozesse künftig laufen sollen, und allen Beteiligten klarzumachen, was die Konsequenzen falscher Daten sind“, erklärt Nicole Niegelhell. Dafür arbeiteten sie, die IT und der Fachbereich von Februar bis September 2021 gemeinsam an der neuen Lösung. „Die Kolleginnen und Kollegen konnten so direkt mitwirken und mitgestalten. Das hat ungemein motiviert, sich mit der neuen Lösung direkt anzufreunden“, ist sie überzeugt.

Aus dem Standard ausgebrochen

Am aufwendigsten seien die vielen Tests gewesen, die sich nachträglich aber gelohnt hätten. Herausfordernd wurde es vor allem beim dynamischen Workflow, sprich, wenn Nutzer bei der Prozessänderung in der Umstellung bzw. aus dem SAP-Standard ausbrechen. „Man muss daran denken, dass SAP MDG alle Stammdaten zurückhält“, sagt Nicole Niegelhell. Das bedeutet, zuerst werden alle Daten gesammelt – dafür werden die Daten in der so genannten Staging Area zurückgehalten –, und erst wenn alles komplett und freigegeben ist, werden die Daten aktiviert.

Eine solche Abweichung vom Standard sieht bei Hirschmann Automotive folgendermaßen aus: „Für die Stücklistenanlage brauchen wir das Material bereits am Beginn im System, und daher wird der Workflow für uns in zwei Schritte geteilt und drei Mal aktiviert: um die Stücklisten anzulegen, um die Arbeitspläne anzulegen und final, wenn alle Daten angereichert wurden“, erklärt die Stammdaten-Expertin. „Diese drei Aktivierungen müssen im Reporting zu einem Workflow zusammengefasst werden, da wir bei Auswertungen den Durchlauf von Start bis Ende als einen Workflow betrachten möchten, was unseren Prozess etwas komplexer macht.“

Bildnachweis: Hirschmann Automotive GmbH

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blaupause 01-2022: Hirschmann Autmotive