Egal, ob in Westfalen oder Westindien: Evonik setzt für sein weltweites Reisekosten-Management auf die Cloud-Software SAP Concur. Mitarbeitende in 27 Ländern nutzen die Lösung, bei deren Einführung aus Zeit-, Kosten- und Flexibilitätsgründen ein „One-fits-all“-Ansatz gewählt wurde. Die Fäden laufen bei Daniel Schmidt zusammen, der als Senior Consultant im Chemiepark Marl der globale Ansprechpartner für alle Nutzer:innen ist.
EVONIK Industries AG
Evonik ist ein weltweit führendes Unternehmen der Spezialchemie mit Sitz in Essen, Produktionsstandorten in 27 sowie Aktivitäten in über 100 Ländern. Es beschäftigt rund 34.000 Mitarbeitende weltweit und hat 2022 einen Umsatz von 18,5 Mrd. Euro erwirtschaftet.
Rund 34.000 ist eine stattliche Zahl. So viele Evonik-Mitarbeitende nutzen Concur für ihre Reisekostenabrechnungen. Ihnen gegenüber steht Daniel Schmidt, der seit Beginn der Einführung im Jahr 2016 mit dabei ist und in dieser Zeit sein Fachwissen, seine Kompetenz und seine Erfahrung kontinuierlich vergrößert hat. Anfang 2023 wurde er zum technischen Ansprechpartner im Unternehmen und verantwortet seither Betrieb, Wartung und Weiterentwicklungen.
„Evonik ist in über 100 Ländern aktiv, entsprechend gehören Reisen für viele unserer Mitarbeitenden zur Tagesordnung. Und viele Reisen bedeuten meistens leider auch viele Probleme. Aber bisher konnten alle Herausforderungen wie länderspezifische und steuerliche Anpassungen oder die Adaption der Schnittstelle zum Human-Resources (HR)-Stammdatensystem gelöst werden“, bringt der Concur-Experte seinen Alltag auf den Punkt. Er blickt optimistisch in die Zukunft, denn die Reisekosten-Management-Lösung hat viele Aspekte wie Kostenrückerstattung und Reporting-Möglichkeiten zum Reiseverhalten bereits nachdrücklich optimiert und vereinheitlicht. So dauert es in aller Regel mittlerweile nur noch drei Tage anstelle von drei Wochen, bis Mitarbeitende ihr Geld zurück auf dem Konto haben.
Arbeitsgruppe Concur
Business-Travel-Management ist ein komplexes Aufgabenfeld in Unternehmen. Bei vielen Anwendern mit internationalen Aktivitäten besteht Handlungsbedarf für die Vereinheitlichung der Systeme zur Reisebuchung und Reisekostenabrechnung. In der Arbeitsgruppe tauschen sich DSAG-Mitgliedspersonen rund um den Geschäftsreisep rozess und funktionale Themen sowie die Lösungsmöglichkeiten mit Concur aus. Insbesondere die Besonderheiten des deutschen und europäischen Marktes und daraus resultierende Anforderungen sollen mit dem Anbieter erörtert und umgesetzt werden.
Aus viel mach eins
Vor Concur existierte ein bunter Flickenteppich an Reisekostenabrechnungen mit den unterschiedlichsten Tools, Gewohnheiten und rechtlichen Vorgaben. Eine Vorreiterrolle nahmen die USA ein, die die Lösung bereits nutzten und zufrieden waren – „auch ein Grund, warum wir uns letztlich für Concur als globale Lösung entschieden haben“, sagt der Senior Consultant. Weshalb „One-fits-all“ das Gebot der Stunde war, erklärt er folgendermaßen: „Wir haben neben den Ländern, in denen Leute viel reisen, auch einige kleinere Länder mit einem geringen Reiseaufkommen. Um hier erstens eine skalierbare Basis für alle künftigen Anforderungen wie u. a. Web-Services zu haben sowie zweitens Kosten und Zeit zu sparen, haben wir – auch nach Rücksprache mit unserem Implementierungspartner – entschieden, dass es nur ein Template für alle Länder gibt.“ Ein weiterer Pluspunkt dieses Ansatzes: eine schnelle globale Implementierung auf Basis von Best Practices.
Global und trotzdem individuell
So global wie möglich sowie so einheitlich und individuell wie nötig, diese Eigenschaften sollte das Template also haben. Startpunkt der Concur-Reise war Brasilien. Der Grund dafür ist schnell erklärt: „Die Anzahl der dortigen Mitarbeitenden mit rund 500 Profilen war angenehm überschaubar“, sagt Daniel Schmidt, „diese Anzahl war sehr gut für unseren Projekteinstieg geeignet und gut händelbar in Bezug auf die nächsten Länder.“ Auf dem Fuß folgte Singapur mit ca. 3.000 Profilen, dann ging es zurück auf die Homebase nach Nordrhein-Westfalen.
Die Einführung an den deutschen Standorten mit ca. 25.000 User:innen lief 2018 in drei Wellen und innerhalb von nur drei Monaten ab. Und auch hier hat sich das globale Template bewährt: „Natürlich haben wir pro Land immer individuelle, regionale Anforderungen zu beachten und umzusetzen. Beispiele dafür sind die Nutzung von Concur mit den Modulen Travel & Expense und die Darstellung der Ausgabearten bzw. Unterschiede im Freigabe- und Abrechnungsprozess oder auch steuerliche Vorgaben“, erklärt der technische Ansprechpartner. Wo es sich organisatorisch anbot, wurden mehrere Länder mit wenig Reiseaufkommen zusammengefasst: Das galt bspw. für die Philippinen, Neuseeland, Australien, Malaysia, Thailand, Taiwan und Vietnam.
Globale SAP-Concur-Welt bei Evonik
2016/2017: Brasilien und Singapur
2018: Deutschland und Belgien (in zwei Wellen und mit über 25.000 Profilen)
2018/2019: China und Japan 2019: USA, Kanada und Indien
2020: Australien, Indonesien, Malaysia, Neuseeland, Philippinen, Taiwan, Thailand und Vietnam, mit ca. 2.500 Profilen in sehr kurzer Zeit ohne vorherige Projekteinplanung
Im Nachgang wurden die Sales-Mitarbeitenden aller anderen Länder migriert 2024: Mexiko
Spagat geschafft
Seit Beginn läuft die User:innen-Administration global, Informationen zu Kostenstellen und Buchungskreisen werden automatisch importiert. Länderspezifische Besonderheiten, wie etwa die in den USA übliche Kreditkartenabrechnung, ließen sich im Template schnell und einfach über ein zusätzliches Feld in der User:innen-Administration abbilden. Und das für die Nutzer:innen angenehmste Ergebnis: Sie können dank Concur Expense ihre Reisekosten endlich einfach und schnell unterwegs abrechnen. Vorbei sind damit die Zeiten, als Papierbelege gesammelt, eingereicht und via Post an eine zentrale Stelle geschickt werden mussten. „Mit der Concur-App einfach ein Bild vom Beleg machen, das dann automatisch ins System überführt und weiterbearbeitet wird“, erklärt Daniel Schmidt.
Auch die Sales-Abteilungen forderten die Implementierungs-Roadmap: Das Besondere bei den Vertriebskolleg:innen ist, dass sie zwar in unterschiedlichen Ländern sitzen, aber zu den deutschen Buchungskreisen mitgezählt werden. Daniel Schmidt freut sich, dass die auf Stammdaten basierenden Profile automatisch erstellt werden konnten. „Entsprechend schnell waren wir nach nur drei Monaten mit der Einführung von SAP Concur Travel & Expense durch.“
Transparent und Compliance-konform
Knifflige Momente hingegen gab es beim Thema Schnittstellen, erzählt Daniel Schmidt: „Concur in unser Finance-&-Controlling (FI&CO)-System zu verrechnen, war herausfordernd, denn die Abrechnungen sind nicht selbstverständlich durchgelaufen.“ Neben der Reisekosten- hat Evonik auch die Belegabrechnung eingeführt. Alle Dokumente, die z. B. die Bewirtung von Geschäftspartner:innen betreffen, werden damit nun direkt von Anfang an Compliance-gerecht und korrekt bezüglich steuerlicher Anforderungen verbucht. „Davor mussten wir die Unterlagen interner Mitarbeitender und Geschäftspartner:innen unterschiedlich behandeln und verrechnen, mittlerweile laufen aber auch diese einheitlich über eine Lösung.“
Zu den letzten Implementierungskandidaten gehörte 2023 Mexiko mit Going-live am 1. Januar 2024. Auch diese Kolleg:innen befanden sich bereits auf dem Evonik-HR-System. „Eine Besonderheit war die dortige Concur-Konfiguration – nämlich ein eigenes System, das auf die globale Konfiguration migriert wurde und die Prozesse unter Beachtung der länderspezifischen Vorgaben vereinheitlicht“, sagt Evoniks Concur-Experte.
Volle Kontrolle über Kosten
In puncto Unterstützung seitens SAP, zusätzlich zum externen Implementierungspartner, gibt es laut Daniel Schmidt keinen Grund zur Klage: „Via Support-Tool bekommt man innerhalb eines Tages Rückmeldung, und das Problem wird zeitnah gelöst.“ Die Concur-Reise geht nun weiter mit den Web-Services, vor allem beim Reporting und der Erstellung aussagekräftiger Dokumente sieht er großen Nutzen. „Wenn etwa Einkauf oder Controlling Anfragen z. B. zum Reiseaufkommen in der Region X stellen, können wir sie endlich schnell bedienen, und auch das Audit kann sich nun via Web-Services mit Concur verbinden und Daten für die Reports erhalten.“ Entsprechend positiv bewertet er die vielen Cloud-Services, die Evonik im Nachgang zusätzlich angeschafft hatte. „Auch hier gilt wieder: Wir sind auf die Zukunft bestens vorbereitet. Unsere Mitarbeitenden profitieren heute schon von vielen Vorteilen: Sie können sich jederzeit selbst einloggen, ihre Belege einscannen, alle Prozesse laufen reibungsloser und wesentlich schneller. Unsere Buchhaltung wird entlastet, und auch die IT freut sich über einen wartungsfreundlicheren und harmonisierten Datenverkehr dank einheitlicher Schnittstellen und einer verschlankten Infrastruktur: Dies ist für uns definitiv der größte Mehrwert der Web-Services.“
Glossar
Concur Travel & Expense
Die Lösung automatisiert das gesamte Reise-Management – mit hinterlegten Reiserichtlinien, einer App für Geschäftsreisende und einer mobilen Reisekostenabrechnung, was den Geschäftsreiseprozess für Unternehmen und Mitarbeitende erleichtert. Dafür werden das Reise-Management und die Reisekostenabrechnung in einen einzigen, automatisierten End-to-End-Reisekostenprozess integriert, Workflows beschleunigt, Fehler reduziert und Transparenz in alle Ausgabedaten sowie Budgets geschaffen.
Concur Expense
Ist ein Feature der SAP Concur Mobile App und eine Funktion zum Scannen von Belegen in der mobilen Concur App, mit deren Hilfe sich Quittungen und Belege unterwegs digitalisieren lassen. Per App werden so Ausgaben erfasst, kategorisiert, aufgeschlüsselt und für die Nutzer:innen an Concur Expense gesendet.
Bildnachweis: Shutterstock + Evonik Industries AG + Daniella Winkler
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Autorin: Sarah Meixner
blaupause-Redaktion
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