Hilfe zur Selbsthilfe

Dank Digitalisierung lassen sich Bereiche wie das Intranet auf ein neues Level heben. So geschehen bei der ILLIG Maschinenbau GmbH & Co. KG. Mit dem SAP-Workzone-Projekt auf Basis der SAP Business Technology Platform (BTP) wurde ein Informationsportal für die Mitarbeitenden geschaffen. Das positive Feedback hat gezeigt, dass der digitale Arbeitsplatz schnell zu einem großen Mehrwert geworden ist.

Beim Maschinenbauer ILLIG hat die Digitalisierung Einzug gehalten. Dazu gehören neben der Verwaltungs-Software wie SAP Enterprise Resource Planning (ERP) auch CAD-Systeme und der Internet-of-Things (IoT)-Bereich. Aber auch der digitale Arbeitsplatz spielt eine wichtige Rolle. Eine IT-gestützte Plattform sollte es sein, für Formulare und Informationen – seien es Richtlinien, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge oder Unternehmensnachrichten. Kurz, um Informationen über das ganze Unternehmensnetzwerk zu streuen, vom Firmensitz im baden-württembergischen Heilbronn über alle internationalen Standorte hinweg, sei es in Frankreich, Rumänien, dem Vereinigten Königreich oder in den Vereinigten Staaten von Amerika.

Digitaler Arbeitsplatz statt statischem Intranet

Bisher existierte dieses System nur in Form eines in die Jahre gekommenen Intranets auf WordPress-Basis. Einschränkungen in Bezug auf Berechtigungen und eine Active-Directory-Anbindung, fehlende Arbeitsbereiche und Dokumentenablage sowie eine nur schwer zu realisierende Wissensdatenbank sprachen für eine Neuorientierung. Marketing- und IT-Abteilung waren gerade auf der Suche nach einer zukunftsfähigen Alternative, als Ekrem Sentürk als Director IT & Prozesse, zum Unternehmen stieß. Er nahm in einem ersten Schritt den Fokus von einem „statischen Intranet“ und richtete ihn auf einen „digitalen Arbeitsplatz“.

Erst die Altlasten beseitigen

Um das Projekt zu realisieren, gingen rund neun Monate ins Land. „Mit den entsprechenden personellen Ressourcen wären drei Monate durchaus realistisch gewesen“, ist Ekrem Sentürk überzeugt. Zumal sich nur wenige Herausforderungen im Projektverlauf ergaben. Mit der Active-Directory-Anbindung z. B. hatte das Team bis dahin zwar noch keine konkreten Erfahrungen gesammelt, man konnte hierfür jedoch ganz gezielt auf die fachliche Expertise des Einführungspartners zurückgreifen. Auch wenn hin und wieder mal ein Ticket aufgemacht werden musste, erfolgte dessen Bearbeitung durch SAP jeweils sehr schnell.

Usability als Nutzenargument

Seit dem Go-live im Februar 2023 hat ILLIG nun sein „Social Intranet“ am Start. Die Wissensdatenbank trägt ihre Bezeichnung mittlerweile zu Recht und wird aktuell mit Inhalten gefüllt. Der Nutzen der Build Workzone liegt u. a. in der Usability. Neben der Unternehmenskommunikation, die Beiträge einstellt, kann jeder Bereich Dateien ablegen und Wissen abteilungsübergreifend verbreiten. Unter der Rubrik „Apps und more“ kann ins Management-System abgesprungen, das Mittagsmenü bestellt, das E-Mail-Archiv abgerufen, der IT-Help-Desk angefragt werden und einiges mehr.

Zudem lassen sich über den Workplace in einem Betriebsmittel-Shop PC-Tastaturen, Druckerpapier und weitere Büroausstattung bestellen. Eine Kategorisierung ermöglicht dabei die schnelle Suche nach dem gewünschten Produkt. „Im Moment sind das noch klassische Absprünge in andere Systeme, ohne dass daraus Daten gezogen werden. Aber zukünftig sollen über die Webkomponente UI5-Card auch entsprechende Daten innerhalb der Workzone zur Verfügung gestellt werden“, berichtet Ekrem Sentürk.

Große Motivation für die Mitarbeitenden

Sich über dieses Tool aktiv einbringen zu können, Berichte zu „liken“, ist für die Mitarbeitenden eine große Motivation. „Wir haben zur Workzone schon einiges positives Feedback erhalten. Die Abteilungen sehen das Produkt als absoluten Mehrwert an“, so Ekrem Sentürk. Die Frage nach dem Return on Investment ist dabei eher zweitrangig. Ein Tool, mit dem Wissen und Neuigkeiten verbreitet und Services angeboten werden, war kein Kandidat für eine Wirtschaftlichkeitsberechnung. „Eine Versionierung oder einfachere Suche im Dokumenten-Management ist dafür nicht die geeignete Grundlage. Daher haben wir diese Untersuchung gar nicht erst durchgeführt“, erläutert der Director IT & Prozesse.

Verbesserungspotenzial identifiziert

Neben dem Nutzen wurde bei der Workzone auch Verbesserungspotenzial identifiziert, beispielsweise, um interne Umfragen durchzuführen. Dass anfangs jeder bei Bedarf eine interne Erhebung starten konnte, war nicht im Sinne des Betriebsrats von ILLIG. „Das Problem wurde zwar von unserem Dienstleister gelöst, aber ich hätte mir da von SAP eine smartere Lösung gewünscht, z. B. diese Funktion über die Administrator-Konsole ein- oder ausblenden zu können“, gibt Ekrem Sentürk eine Empfehlung an SAP. Zudem wäre im Bereich Wissens-Management eine erweiterte Suchfunktion wünschenswert. „Pro Dokument sollten Hashtags oder Kategorien eingestellt werden können. Zudem stößt die aktuelle ‚Oder-Suche‘ bei Dokumenten mit mehreren Kategorien schnell an ihre Grenzen. Hier wäre eine ‚Und-Suche‘ sinnvoller“, fasst Ekrem Sentürk zusammen.

Straffes Projekt-Management

Aus der Projekterfahrung heraus hat sich für Ekrem Sentürk bewährt, dass die Redakteur:innen, die das Tool mit Inhalten befüllen, relativ schnell eingebunden wurden. Nicht zuletzt deshalb, weil dadurch der Schulungsaufwand sehr gering gehalten werden konnte.

Als wichtig erwiesen hat sich auch, in einem der ersten Schritte darüber nachzudenken, was im System genutzt werden soll, seien es Arbeitsbereiche oder das Wissens- und Dokumenten-Management, und ob es sinnvoll ist, in jeder Abteilung entsprechende Administrator:innen für die Arbeitsbereiche einzurichten.

S/4HANA-Vorbereitung läuft

Wesentlich mehr Zeit und Ressourcen wird das S/4HANA-Projekt beim Maschinenbauer ILLIG beanspruchen, dessen Vorbereitung aktuell läuft. Im zweiten Quartal 2024 ist geplant, mit dem SAP-Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System in eine Private Cloud zu gehen. Im Zuge dessen ist dann auch der Umstieg auf die HANA-Datenbank vorgesehen. Nach diesem ersten Schritt wird der zweitstee in Richtung S/4HANA-Prozesse erfolgen, voraussichtlich im dritten oder vierten Quartal 2024. Auch dabei wird die SAP Workzone als Kommunikations- und Informationsplattform sicher gezielt dazu beitragen, die Zukunft bei ILLIG zu formen.