Gesetzliche Anforderungen und Besonderheiten stellen Unternehmen immer wieder vor große Herausforderungen. Die Gründe sind vielfältig: Einerseits werden die Anforderungen mit einer kurzen Vorlaufzeit durch die Regierungen verabschiedet. Andererseits implementiert und stellt SAP sie entsprechend kurzfristig bereit. Die Folge: Das Einbetten der Umsetzung dieser Anforderungen in das bestehende IT-Portfolio fordert die Unternehmen aufgrund der teilweise fehlenden Planbarkeit stark. Doch durch die gute und enge Zusammenarbeit zwischen DSAG und SAP hat sich hier in den vergangenen Jahren viel verbessert. So haben es Unternehmen heutzutage mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) und einer Anbindung an die Business Technology Platform (BTP) zumindest technologisch einfacher, gesetzliche Anforderungen umzusetzen als noch vor ein paar Jahren.
Zum besseren Verständnis, welche Rolle DRC und die Business Technology Platform (BTP) in diesem Kontext spielen, lohnt sich ein Blick zurück in das Jahr 2019. Seit 1. Januar 2019 ist in Italien die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch und die Unternehmen mussten sich kurzfristig auf diese Neuerung einstellen. Seitens der DSAG wurden in diesem Kontext Forderungen an SAP laut, dass Lösungen für die legalen Anforderungen proaktiv und zeitnah bereitgestellt werden, sie ausgereift und hinreichend getestet sowie stabil zu betreiben sein müssen. Gleichzeitig forderten die DSAG-Expert:innen, dass Dokumentationen bzw. Anleitungen und Trainings auf einer einheitlichen Plattform bereitgestellt werden und auch in englischer Sprache verfügbar sind. Zudem sollten vergleichbare Anforderungen auch mit bestehenden Lösungen realisierbar sein, SAP sollte stärker berücksichtigen, welche Konsequenzen eine Lösung aus Kundensicht hat und alle für die Umsetzung notwendigen Informationen sollten im Hinweis hinterlegt sein.
Einheitliche Lösung war gefordert
Schon damals wurde seitens der DSAG der Wunsch geäußert: Wenn es eine einheitliche Plattform für die Realisierung ähnlich gelagerter Anforderungen gibt (z. B. SAP Document Compliance), dann darf es nicht für jedes Land eine individuelle Lösung geben. So sollte es aus DSAG-Sicht nur notwendig sein, eine Cloud-Verbindung aufzubauen und die landesspezifischen Prozesse über entsprechendes Customizing im ERP-System einstellen zu können. Bereits damals sicherte SAP zu, eine einheitliche Lösung anzustreben – auch im eigenen Interesse, da die Variantenvielfalt immer höhere Aufwände in der Pflege seitens SAP erforderte.
Vom Chaos zur strukturierten Lösung
Des Weiteren stand damals auf der DSAG-Forderungsliste, dass notwendige Aktualisierungen und Korrekturen der bereits ausgelieferten Lösung klar kommuniziert und gekennzeichnet werden müssen. Daher wünschten sich die Expert:innen, dass es auch von Anfang an einen Sammelhinweis gibt mit der Auflistung der veröffentlichten und einzuspielenden Hinweise in Verbindung mit der richtigen Version, der richtigen Reihenfolge und etwaigen Abhängigkeiten. Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen am Beispiel Italien war chaotisch und der Forderungskatalog lang. Doch aus den Erfahrungen haben DSAG-Mitglieder genauso wie SAP gelernt. Inzwischen ist der Software-Hersteller den Anwenderunternehmen ein gutes Stück entgegengekommen. So heißt es seitens der DSAG-Arbeitskreissprecher:innen: „SAP macht heutzutage vieles besser als damals – auch wegen der neuen Lösung DRC“.
Vereinfachung von legalem Reporting
Doch was hat es nun mit DRC auf sich und inwiefern profitieren die DSAG-Mitgliedsunternehmen heute von dieser neuen Lösung bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen? Hinter SAP DRC verbirgt sich eine SAP-Standardlösung für elektronische Rechnungsstellung, Echtzeit-Reporting und für das legale Reporting an Steuerbehörden. Ein zentraler Vorteil dieser neuen Lösung: Aus dem SAP-Standard heraus können zahlreiche legale Reportings wie z. B. Umsatzsteuermeldungen oder elektronische Rechnungen direkt erstellt werden – und das ohne zusätzliche Komponenten in Backend-Systeme integrieren zu müssen.
Zentrales Cockpit in S/4HANA
In S/4HANA steht den Anwender:innen ein zentrales Cockpit zur Verfügung, um die legale Compliance in allen Ländern zu monitoren. Dabei ist es ganz egal, ob die Unternehmer periodische Reports oder ein Echtzeit-Reporting benötigen. Gleichermaßen werden Änderungen durch SAP-Support-Packages bzw. Hinweise ausgeliefert. Unternehmen, die ihr SAP-System entsprechend aktuell halten, haben somit keinen zusätzlichen Aufwand für das Einspielen gesetzlicher Anforderungen, wie sie ihn beim Einsatz von Drittlösungen hätten. Das ist ein ganz wesentlicher Punkt, der aus Sicht der DSAG-Expert:innen für SAP DRC spricht. Gleichzeitig ist die Lösung erweiterbar und anpassbar. Dort, wo der Standard also vielleicht einmal nicht zum Prozess im Haus passt, lässt sich leicht eine Änderung vornehmen. Bei Drittlösungen ist das in der Regel schwieriger, weil die Anwenderunternehmen hier auf die Hersteller angewiesen sind.
Gute Zusammenarbeit weiter vertiefen
Insgesamt sieht die DSAG die Anwenderunternehmen, die DRC im Einsatz haben, gut aufgestellt für gesetzliche Anforderungen und Besonderheiten. SAP hat das Feedback der Anwender:innen gehört und umgesetzt. Aus DSAG-Sicht kommt es nun vor allem darauf an, dass auch in der Zukunft klar kommuniziert wird. Dazu zählt, dass Roadmaps eindeutig sind, Hinweise auf legale Änderungen proaktiv geliefert und sämtliche Anforderungen in den Ländern abgedeckt werden, in denen SAP eine Länderversion hat. Für änderungswürdig halten die DSAG-Expert:innen derzeit jedoch die Lizenzsituation. Zur Komplettnutzung werden noch zu viele Lizenzen benötigt. Hier arbeiten die Arbeitsgruppen Electronic Invoicing & Real-time Reporting sowie der Arbeitskreis Globalization eng mit dem Arbeitskreis Lizenzen und SAP zusammen, um gemeinsam eine für alle Beteiligten optimale Lösung zu finden.